Wir freuen uns darüber, dass Sie 2020 bereits mehrfach den digitalen Weg genutzt haben, um sich über das Angebot und die Lösungen von BeNeering zu informieren und bedanken uns für Ihr Interesse.

Nachfolgend finden Sie die im Rahmen unserer Webinare „Real-Time Procurement for SAP ERP & S/4HANA“ aufgekommenen Fragen der Teilnehmer und unsere Antworten dazu.

  • Erfolgt das Lieferanten-Onboarding über die Plattform von BeNeering, oder muss das im SAP erfolgen?

Antwort: Das Lieferantenonboarding erfolgt über die BeNeering Cloud. Hierbei kommt ein standardisierter Onboardingprozess zum Einsatz. Der gesamte Onboardingprozess, d.h. von Kontaktaufnahme zum Lieferanten bis zum fertigen aktiven Katalog, wird durch das BeNeering Support Team begleitet.

  • Kann man nach dem Ablehnen innerhalb der Freigabe den Einkaufswagen nachbearbeiten und den Prozess neu anstoßen?

Antwort: Eine Nachbearbeitung der Bestellanforderung ist möglich und wird in der Regel sowohl für den Anforderer als auch für den Einkäufer unterstützt.

  • Können Materialstammdaten und Einkaufsinfosätze bearbeitet werden?

Antwort: Materialstammdaten und EK-Infosätze können im SAP ERP über die BeNeering Cloud aktualisiert werden (Price Adjustment Process).

  • Ist der Zugriff auf das RFX-Portal von BeNeering für Lieferanten kostenlos oder entstehen hier Kosten?

Antwort: Für Lieferanten entstehen keine Kosten.

  • Wie wird der Lieferantenzugriff auf das Portal für die Angebotsabgabe gesteuert? Was ist mit einer Anfrage an Nicht-Kreditoren, wie können diese ein Angebot abgeben?

Antwort: Wir haben zwei Lösungsansätze. Lieferanten, die nur wenige Anfragen oder zum ersten Mal eine Anfrage erhalten, bekommen eine E-Mail mit einem verschlüsselten Link zur Anfrage. Dieser Link ist so lange gültig, bis die Anfrage geschlossen wird. Lieferanten haben aber auch die Möglichkeit, sich auf der BeNeering Cloud zu registrieren und erhalten somit den Zugang zum Lieferantenportal. Hier können, unter anderem, alle Anfragen und Angebote des Lieferanten eingesehen werden.

  • Welche Katalogformate sind möglich und wie werden die Kataloge gepflegt? Kann derselbe Katalog sowohl vom Lieferanten als auch von Inhouse Mitarbeitern bearbeitet werden?

Antwort: Hier kommt unser Content Management System zum Einsatz. Lieferanten und Einkäufer haben die Möglichkeit, Kataloge in verschiedenen Formaten selbständig hochzuladen. Der Validierungsprozess wird durch Validierungsregeln überwacht, so dass eine gleichbleibende Qualität gewährleistet werden kann. Auch die Anbindung von Punchouts (OCI) ist ohne weiteres möglich.

  • Wie schnell können Lieferanten angebunden werden?

Antwort: Das Anbinden von Lieferanten ist abhängig vom Lieferanten selbst. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein Onboarding eines Lieferanten zwischen 5 Tage und 8 Wochen beträgt. Das hängt davon ab, wie gut der Lieferant für die Bereitstellung von elektronischen Katalogen vorbereitet ist.

  • Ist eine Artikelnummernsuche möglich?

Antwort: Natürlich ist eine Artikelsuche über eine bekannte Artikelnummer möglich. Darüber hinaus werden weitere Attribute verwendet, um eine Suche durchzuführen. Sofern vorgesehen, kann eine Unscharfe- und/oder KI-Suche eingeschaltet werden.

  • Muss der Cloud Nutzer ein SAP-User sein?

Antwort: Nein. Benutzer können auch über andere 3rd Party Systeme authentifiziert werden, wie z.B. ein Active Directory.

  • Ist es vorgesehen, einen Attributefilter anzubieten, analog zu einigen Punch-Out Katalogen?

Antwort: Diese Technologie von weiteren Filtern bzw. Facetten wird bereits eingesetzt und kann individuell verwendet werden. Wir empfehlen diese jedoch nicht, da hierdurch einzelne Lieferanten benachteiligt werden.

  • Ist eine Integration des Shopping Carts in das S/4HANa for Central Procurement möglich?

Antwort: Das My Cart Szenario der BeNeering Cloud ist an das S/4HANA Central Procurement System angebunden. Damit bietet die BeNeering Cloud ein Front-End für die Guided Buying Experience im SAP Procurement Hub an.

  • Wie werden Artikel und Artikelstammdaten gepflegt bzw. aktualisiert?

Antwort: Die Artikelpflege geschieht im Content Management System. Dort gibt es verschiedene Möglichkeiten der Pflege. Von manueller bis hin zur voll automatisierten Pflege ist alles wählbar.

  • Wer verhandelt die Preise im Katalogsystem?

Antwort: Die Preise im Katalogsystem werden durch den Einkäufer des Kunden mit dem Lieferanten verhandelt. Eine Ausnahme bildet jedoch das Marktplatzszenario, hier werden die Preise von den Marktplätzen vorgegeben.

  • Spielt eClass bzw. die Verarbeitung von Merkmalen als Suchsystematik (Kategorie bzw. Warengruppe) eine Rolle?

Antwort: Merkmale in eClass können in einer Katalogsuche mitberücksichtigt werden. Allerdings ist unsere Empfehlung auf die eClass Merkmale und somit auf Filter zu verzichten, sofern nicht alle Lieferanten im gesamten Katalogpool eClass Merkmale liefern können. Andernfalls werden diese Lieferanten benachteiligt.

  • Wie ist die Produktdatenqualität, sind bspw. durchgängig Sicherheitsdatenblätter einsehbar?

Antwort: Der Kunde entscheidet über die Produktdatenqualität. Im Modul „Content Management System“ kommen Validierungsregeln für einen Katalogupload zum Einsatz. Dadurch kann eine gleichbleibende Qualität aller Lieferanten gewährleistet werden. So ist es hier auch möglich, zu verlangen, dass Sicherheitsdatenblätter von jedem Lieferanten hochgeladen werden müssen.

  • Wie kommt die Vorauswahl von Kostenstelle und Sachkonto zustande?

Antwort: Eine Standard Kostenstelle wird mit dem Login Request in die Cloud mitgegeben. Das Sachkonto kann nach einer Logik über Warengruppe und weitere Kennzeichen abgeleitet werden.

  • Ist das Sourcing Form out-of-the-box oder muss man es kreieren, so wie eine Smartform?

Antwort: Wir haben einen Standard Sourcing Wizard, welcher im Webinar aufgrund der kurzen Zeit nicht gezeigt werden konnte. Dieser Wizard hat eigene Felder für den Sourcing Prozess. Ein Sourcing Prozess kann um kundenspezifische Templates und Kundenfelder erweitert werden.

  • Sind es RFC Calls, mit denen das BeNeering System mit SAP kommuniziert, bzw. welche Übertragungstechnologie nutzen Sie?

Antwort: Wir nutzen moderne Webservice Technologie mit Echtzeitzugriff auf das SAP System.

  • Wie sehen Sie den Belegfluss und wer übernimmt die Leistungserfassung?

Antwort: Der Belegfluss findet im SAP System statt und wird nach Bedarf in der Cloud angezeigt. Eine Leistungserfassung über die Cloud wird voraussichtlich ab 2021 bereitgestellt.

  • Wird die Leistungserfassung im SAP dargestellt/ausgeführt oder in Ihrem System?

Antwort: Der Wareneingang kann im SAP oder über die Cloud mit Referenz zur Bestellanforderung gebucht werden. Eine Leistungserfassung muss derzeit noch direkt im SAP gebucht werden. Auf unser Roadmap steht das Modul für die Leistungserfassung auf hoher Priorität und wird aller Voraussicht nach in 2021 ausgeliefert.

  • Ist Ihre Lösung auch für andere S2P/P2P Lösungen anwendbar, i.e. SMART by GEP?

Antwort: Unsere Lösung kann auch als „Standalone“ betrieben werden, d.h. sowohl die Belege als auch der Workflow können auch direkt in der Cloud abgebildet werden. Über Schnittstellen können Belegdaten an andere S2P/P2P übertragen werden.

  • Kann man (zum Beispiel) auch die Freigabe von Investanträgen dazwischenschalten?

Antwort: Investanträge können über unsere Dynamic Forms Technologie realisiert werden und gleichzeitig einer Freigabe unterzogen werden.

  • Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit Buyer und Supplier real-time kommunizieren können?

Antwort: Wir bieten mit dem Modul Simple Sourcing eine Chatfunktion an. Registrierte Lieferanten können über das Lieferantenportal mit dem Einkäufer und/oder Anforderer kommunzieren.

  • Könnte der Genehmigungsworkflow auch über die Cloud erfolgen und nicht über die BANF?

Antwort: Wir haben bereits einen Workflow in der Cloud im Einsatz, welcher für die ERP BANF benutzt werden könnte. Es wäre noch zu evaluieren, ob sich so ein gemischtes Szenario mit der Logik im Kundensystem koppeln lässt.

  • Wie viele Genehmigungsstufen sind möglich und woher nimmt das System die User? SAP HCM? Ist der Laufweg fix oder variable auswählbar?

Antwort: Genehmigungsstufen sind nicht eingeschränkt. Genehmiger können gefunden werden über eine Genehmigungsmatrix oder über das Org-Modell, je nachdem was ein Kunde im Einsatz hat. Unser Workflow Modell kann flexibel ausgebaut werden.

  • Wie wird das eigene ERP System an die BeNeering Cloud angebunden – technisch?

Antwort: Wir setzten auf Web Service Technologie, synchron in Echtzeit.

  • Wie läuft der Anfrageprozess ab? Muss der Lieferant sich im Portal anmelden, um ein Angebot abzugeben?

Antwort: Wir haben 2 Lösungsansätze. Lieferanten die wenig Anfragen erhalten oder zum ersten Mal vom Kunden eine Anfrage erhalten haben, bekommen eine E-Mail mit einem eindeutigen Link, welcher auf die Anfrage verweist. Dieser Link ist so lange gültig, bis die Anfrage geschlossen wird. Lieferanten haben jedoch die Möglichkeit sich auf der BeNeering Cloud zu registrieren und erhalten somit den Zugang zum Lieferantenportal. Hier können unter anderem alle Anfragen und Angebote eingesehen werden.

  • Wie können Lieferanten ihr Angebot einreichen/hochladen?

Antwort: Im Lieferantenportal können Angebote über einen Wizard eingereicht werden. Lieferanten können auch zusätzliche Positionen eingeben und Attachments hochladen. Sowohl Anfrage als auch Angebot können einen Genehmigungsprozess auf Kundenseite durchlaufen.

  • Funktioniert ihr System auch für Produktionsmaterial, z.B. Zeichnungsteile?

Antwort: Wir unterstützen keine Explosionszeichnungen, aber durchaus die Abbildung von Stücklisten.

  • Gibt es für die Bestellung von Dienstleistungen die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Kapazitäten beim Lieferanten anzuzeigen?

Antwort: Bei der Entwicklung der Leistungserfassung berücksichtigen wir eine offene Enhancement-Logik, wie auch bei anderen Cloud Modulen. Somit können dem Lieferanten auch die Kapazitäten des SAP Systems in Echtzeit angezeigt werden. Die Leistungserfassung ist ab 2021 geplant.

  • Ist die ganze Plattform nur für SAP ERP Systeme nutzbar?

Antwort: Der Fokus ist stark an SAP ERP ausgerichtet. Allerdings unterstützen wir auch das „Lokale Szenario“ mit Anbindung an weitere ERP Systeme.

  • Ist eine Anbindung an die AD zur Benutzersteuerung möglich?

Antwort: Ja, eine Anbindung an das Active Directory zur Benutzersteuerung ist gewünscht. Alternativ können auch die Berechtigungsprofile vorhandener SAP User ausgelesen und im Prozess benutzt werden.

  • Wie lange dauert ein Einführungsprozess und wie hoch ist der Kapazitätsaufwand?

Antwort: Der Einführungsprozess und kapazitative Aufwand ist sehr von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Prozesse abhängig. Pauschal lässt sich sagen, dass kleinere Kunden mit einer Einführungszeit von 4 Monaten rechnen können. Bei großen Konzernen können durchaus auch 8 Monate bis zum ersten Go-Live vergehen.

  • Wo ist der Unterschied zu einem typischen SRM System von einem Drittanbieter und nicht SAP Ariba? Ist es das ‚Guided Buying‘? Wo liegen die Vorteile?

Antwort: Das Real-Time Procurement von BeNeering baut auf vorhandener Logik im SAP auf, wie SAP MM und FI/CO. Es müssen somit keine Stammdaten wie Benutzer, Lieferanten, Kostenstelle, PSP Element etc. in die Cloud repliziert werden. Es handelt sich somit um eine moderne Benutzeroberfläche, welche die Katalogwelt (Webshops) mit der Banf im SAP vereint.

  • Gibt es aktuell schon Kunden, die diese Plattform für Produktionsmaterial nutzen?

Antwort: Produktionsmaterial wird in der Regel über einen MRP-Lauf im ERP geplant. Wir haben Kunden, welche die Preislisten für das Produktionsmaterial aus der Cloud beziehen. Das bedeutet, Lieferanten aktualisieren EK-Infosätze und Kontrakte im ERP über die BeNeering Cloud.