1. Was ist die größte Herausforderung beim Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA?
2. Welchen Nutzen bietet der Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA?
3. Was sind die wesentlichen Veränderungen beim Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA?

Die aus unserer Sicht größte Herausforderung beim Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA ist die Heterogenität der Dienstleistungen, unter dem Vorzeichen, SAP S/4HANA als Kern einer integrierten, funktionsstarken und sicheren Gesamtlösung für den Einkauf einzusetzen. Viele Einkäufer stehen folgenden Herausforderungen gegenüber:

1. Der Einkauf von Dienstleistungen ist ein komplexer Geschäftsprozess, der aufgrund der Art der Dienstleistung (z.B. Personaldienstleistungen, technische Dienstleistungen, Beratungsdiensteistungen), aber auch aufgrund des Kontextes, in dem er stattfindet, unterschiedliche Formen annimmt.
2. Der Prozess ist unterschiedlich, je nachdem, ob der Bedarfsträger in der Lage ist, im Voraus genau zu definieren, was genau bei der Bestellung berücksichtigt werden muss (Stichwörter: Geplante und ungeplante Leistungen).
3. Auch die damit verbundenen Risiken, die erforderlichen Kontrollen und die Notwendigkeit, den Leistungserbringer möglichst genau zu kennen und zu steuern, fallen unterschiedlich aus.

Mehr Effizienz durch Verschlankung

Die neueren Releases von SAP S/4HANA bieten mit neuen Funktionalitäten wie z.B. der Möglichkeit eines hierarchischen Leistungsverzeichnisses effizientere Abwicklungsmöglichkeiten als zuvor und können für Unternehmen ein Grund sein, auf den sogenannten Lean Services Ansatzes umzusteigen. Somit wird der Dienstleistungseinkauf mit SAP deutlich verschlankt.

Mehr Akzeptanz als Grundlage für mehr Prozessinnovation

Mit dieser Vereinfachung und einer intuitiveren User Experience steigt die Akzeptanz. Damit kann mehr Prozessinnovation im Einkauf gewagt werden.

Mehr Transparenz für Einkaufsentscheidungen

Durch ein geändertes Datenmodell sowie mit gestiegener Akzeptanz steigt die Transparenz , die für wichtige Einkaufsentscheidungen notwendig ist.

Materialart SERV

Die neue Materialart namens SERV wurde in SAP S/4HANA für Fiori-basierte Benutzer eingeführt, um DIEN zu ergänzen. Beide Materialarten können für denselben Zweck verwendet werden, haben jedoch unterschiedliche Auswirkungen und Verwendungsmöglichkeiten:

Im SAP ERP MM wird DIEN als Materialbeleg ohne Leistungsbestätigung empfangen, unabhängig davon, ob die Anforderungen über SAP GUI oder SAP Fiori erstellt wurden, und ob sie in SAP S/4HANA On-Premise oder SAP S/4HANA Cloud verwendet werden.

SERV-Materialien erfordern zunächst eine Bestätigung von einer verantwortlichen Person, die über die von einem externen Lieferanten erbrachte Leistung Kenntnisse hat. Anschließend erfolgt der Genehmigungsworkflow, bevor der Materialbeleg für die erforderlichen Verbrauchskontobuchungen erstellt wird.

Lean Service Procurement

Durch die Einführung von SAP S/4HANA 2022 On-Premise und Cloud Release SAP S/4HANA 2208 ist es möglich, die Architektur Lean Services Procurement zu nutzen, die sich von der klassischen ECC-Servicebeschaffung unterscheidet. Der Begriff „Lean“ bedeutet hierbei, dass die neue Servicebeschaffung auf den Konzepten des Lean-Managements basiert und  Verschwendung und ineffiziente Datenverarbeitung reduziert. Im Vergleich zur MM-SRV-basierten Dienstleistungsbeschaffung unterscheidet sich die Architektur der Lean Services Procurement deutlich.

• Eine wichtige Neuerung ist die Einführung des Produktstammsatzes als harmonisiertes und zentralisiertes Stammdatenobjekt, das sowohl für Material- als auch Dienstleistungsbeschaffung genutzt wird. Der Produktstammsatz kann in allen Dokumenten verwendet werden und es wird nicht mehr zwischen Dienstleistungen und Materialien unterschieden. Der Positionstyp D für die Dienstleistungsbeschaffung wird nicht mehr benötigt und Dienstleistungen werden nun wie Materialien mit dem Positionstyp Blank eingekauft. Die Unterscheidung zwischen Materialien und Dienstleistungen erfolgt durch die Verwendung der Produktartengruppe, wobei 1 für Materialien und 2 für Dienstleistungen steht.
• Für Dienstleistungen wird kein Lieferdatum mehr benötigt, stattdessen werden das Anfangs- und Enddatum des Dienstleistungszeitraums eingegeben.
• Zudem kann ein Leistungserbringer auf Basis des Geschäftspartners ausgewählt werden.
• Wenn Limits verwendet werden sollen, kann der Positionstyp E (Erweiterte Limits) genutzt werden, der einen Erwartungswert und ein Gesamtlimit pro Position vorsieht.
• Die Leistungserfassung ist wertbasiert.
• Workflows oder Bezugsquellenermittlung können nun auch auf Basis von Kontrakten und Einkaufsinfosätzen für die Beschaffung von Dienstleistungen angewendet werden.

Obwohl die derzeitige Lean Service Procurement-Architektur keine GAEB-Integration ermöglicht, bietet sie insgesamt viele Vorteile im Vergleich zur klassischen ECC-Servicebeschaffung und ist für die meisten Anwendungsfälle durch die Einführung des Produktstammsatzes und weitere Neuerungen deutlich effizienter und nutzerfreundlicher geworden.

Model Product Specifications

Ebenfalls ab SAP S/4HANA 2022 On-Premise oder 2208 in der Cloud können wir auch Hierarchien von Elementen verwenden, um Geschäftsobjekte zu strukturieren und sogenannte Model Product Specifications zu erstellen.

Zum einen gibt es das Musterleistungsverzeichnis als Stammsatz.Hinzu kommt die Funktionalität, Materialien und Leistungen mit Artikelhierarchien und Geschäftsobjekten, wie Bestellanforderungen, Bestellungen und Kontrakten, abzubilden. Eine Positionshierarchie ist eine strukturierte Sicht auf Positionen in allen Dimensionsbelegen. Eine Hierarchieliste kann Positionssets und funktionale Positionen enthalten. Eine funktionale Position kann ein Lager- oder Nichtlagermaterial, ein Ersatzteil, ein Serviceprodukt oder sogar ein Freitextmaterial oder eine Dienstleistung sein.

SAP ECC-Kunden und insbesondere anlagenintensive Wartungs- und Bauunternehmen haben MM-SRV-basierte Service-Hierarchien verwendet. Diese Kunden, die auf SAP S/4HANA umstellen, können nun die neuen Positionshierarchien nutzen:

• Ein möglicher Ausgangspunkt ist die Musterproduktspezifikation, in der Materialien und Dienstleistungen strukturiert aufgelistet sind. Dienstleistungen und Materialien als Freitext oder mit Produktstammsatz können gemeinsam geplant werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die erste Planung von einem Instandhaltungsplaner oder der Fachabteilung vorgenommen wird. Zum Beispiel für den Neubau einer Anlage oder die Instandhaltung von Großmaschinen.
• Diese Muster-Produktspezifikation kann dann vom Einkauf in eine Bestellung umgewandelt werden, wenn der Lieferant und die Preise bekannt sind und verhandelt werden.
• Der Einkäufer verantwortet die Bestellung und nachdem die Leistung erbracht oder das Material geliefert wurde, kann der Wareneingang im Leistungserfassungsblatt gebucht werden. Mit der Fiori App “Leistungserfassungsblätter verwalten” kann nun auch der Wareneingang für Materialien gebucht werden, wenn die Produktartengruppe 1 ist. Für Dienstleistungen mit Produktartengruppe 2 buchen wir das Leistungserfassungsblatt. Der zweite Ansatzpunkt kann auch die manuell erstellte Bestellanforderung sein. Bei der Umwandlung in eine Bestellung kann die Bestellanforderung komplett übernommen werden. Es ist auch möglich, Teilbestellungen für einzelne Knoten vorzunehmen, wenn z.B. einzelne Projektphasen als Unterknoten geplant wurden.
• Am Ende des Procure-to-Pay-Prozesses wird die Rechnungsprüfung durchgeführt.

Unternehmen, die aus einem ECC-System kommen, können ihr Musterleistungsverzeichnis auf einen Hierarchievertrag in SAP S/4HANA migrieren. Bei den alten Musterleistungsverzeichnissen wurden auch die Preise angegeben. Dies ändert sich mit dem neuen Musterleistungsverzeichnis, da hier Materialien und Dienstleistungen mit den entsprechenden Mengen geplant werden. Die Preisverhandlungen liegen in der Verantwortung des Einkaufsteams, weshalb die Preise im Vertrag hinterlegt sind. Es empfiehlt sich daher, vom Musterleistungsverzeichnis auf einen Einkaufskontrakt umzusteigen.

Vergleicht man die Beschaffungsprozesse in SAP S/4HANA und SAP ERP, die über das SAP GUI abgewickelt werden, so funktionieren sie größtenteils ähnlich.  –Dies erleichtert  den Übergang von SAP ERP zu SAP S/4HANA, da man selbst entscheiden kann, welche Änderungen man vornehmen möchte. Wichtig ist dabei, dass notwendige Änderungen bei einem Umzug berücksichtigt werden müssen. Auf diese Weise kann man den Wandel schrittweise einführen und sich auf die Änderungen konzentrieren, die einen Mehrwert für das Unternehmen bringen. So sind die anfänglichen Investitionen geschützt und das Projekt kann sich auf die technische Umstellung konzentrieren.

Jedoch hat der Ansatz, sich ausschließlich auf die technische Umstellung zu konzentrieren, den Nachteil, dass er die Wertschöpfung des Projekts einschränkt. Immer mehr Unternehmen möchten einen Gegenwert für ihr investiertes Geld sehen und fordern eine Diskussion, die über rein technische Aspekte hinausgeht. Der Fokus liegt darauf, den Wandel zu integrieren und zu zeigen, dass Innovationen angenommen werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in Zukunft von neuen Funktionen und Merkmalen profitieren kann. Dabei kann die Einführung von SAP Fiori eine zentrale Rolle spielen.

Wer allerdings den SAP-Weg mit den Konzepten SAP Fiori und Ariba Supplier Network nicht mitgehen möchte, findet mit BeNeering Guided Buying for Services eine innovative, intuitive und integrierte Alternative.