Struktur für Unstrukturiertes: Freitextanforderungen im Einkauf digital steuern

IT Welt.at | 2. September 2025

Immer dann, wenn ein gewünschter Artikel nicht im Katalog oder Lagerbestand liegt, greifen Mitarbeitende oft zum Freitext – per E-Mail, PDF oder Formular. Was für den Einzelnen bequem wirkt, verursacht für den Einkauf enormen Aufwand: manuelle Prüfung, Rückfragen, unklare Zuständigkeiten, Compliance-Risiken. 
 
Ein aktueller Fachbeitrag auf IT Welt zeigt am Beispiel unseres BeNeering Intake Assistants: Freitext muss kein Ausnahmeprozess bleiben. Intelligente Eingabemasken und modellierbare Regelwerke verwandeln unklare Anfragen in strukturierte Bedarfsmeldungen – automatisch validiert, nachvollziehbar und regelkonform. 
 
Der Intake Assistantunserer BeNeering Digital Procurement Plattform ergänzt Freitextanforderungen systemisch durch Warengruppen, Lieferanten, Verträge und Kostenstellen. Auch unscharfe Eingaben oder PDFs lassen sich so in eine verwertbare Einkaufsanfrage überführen – inklusive Echtzeitprüfung von Budgets, Freigaben und Richtlinien. 
 
Freitext wird damit nicht länger zum Störfaktor, sondern zu einem integrierten Bestandteil eines digitalisierten, steuerbaren Beschaffungsprozesses.