Guided Buying ist weder ein System noch eine eigenständige Technologie. Vielmehr handelt es sich um ein funktionales Modul innerhalb moderner E-Procurement-Lösungen, das den operativen Einkauf – also die Anforderung und Bestellung von Produkten und Dienstleistungen – digital abbildet und systemgestützt steuert. Der Fokus liegt dabei auf dem Endnutzer: Statt sich durch unübersichtliche Plattformen und Regelwerke zu kämpfen, erhalten Mitarbeitende eine strukturierte und zugleich flexible Navigation durch alle relevanten Schritte des Einkaufs.
Dabei folgt Guided Buying einem klaren Grundsatz: Selbstbestimmter Einkauf – aber unter klar definierten Rahmenbedingungen. Nutzende bewegen sich innerhalb einer digitalen Einkaufsumgebung, in der Compliance-Regeln, Budgets, Lieferantenverträge und Warengruppen systemisch hinterlegt und automatisch berücksichtigt werden.
Strategischer Überblick trifft operative Realität
In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung des Einkaufs bereits weit vorangeschritten – allerdings häufig mit Fokus auf strategische Prozesse wie Sourcing, Vertragsmanagement und Lieferantenbewertung. Der operative Einkauf hingegen – also die tägliche Bestellung von Produkten oder Services – wird noch zu oft manuell, uneinheitlich oder mit hohem Koordinationsaufwand abgewickelt.
Dabei liegt gerade hier ein enormes Potenzial für Effizienzsteigerung: Denn im Gegensatz zum strategischen Einkauf, der zentral gesteuert wird, findet der operative Einkauf in dezentralen Strukturen statt – von der Assistenz bis zur Fachabteilung. Diese Endanwender benötigen unkomplizierte, benutzerfreundliche Lösungen, die sie sicher und effizient durch ihre Bestellungen führen. Guided Buying schafft genau dafür den strukturellen Rahmen.
Typische Herausforderungen im operativen Einkauf
Die Praxis zeigt, dass viele der Hürden im indirekten Einkauf systemisch bedingt sind. So fehlt es häufig an:
- Transparenz: Mitarbeitende wissen nicht, wo und wie sie regelkonform einkaufen sollen.
- Nutzerfreundlichkeit: Komplizierte Oberflächen oder fragmentierte Einkaufssysteme schrecken ab und erschweren den Einkaufsprozess.
- Compliance: Einkäufe außerhalb etablierter Kanäle oder ohne Vertragsgrundlage unterwandern zentrale Einkaufsziele.
- Effizienz: Einkaufsteams werden mit operativen Rückfragen oder Genehmigungsprozessen belastet und können sich weniger auf strategische Aufgaben konzentrieren.
In der Summe führen diese Faktoren zu unnötigen Kosten, Ineffizienzen und einem inkonsistenten Einkaufserlebnis – für Nutzende wie auch für die Einkaufsabteilung.
Guided Buying als Lösung: Intuitiv, regelkonform, skalierbar
Guided Buying begegnet diesen Herausforderungen mit einem modular aufgebauten, systemgestützten Ansatz, der den operativen Einkaufsprozess ganzheitlich digitalisiert – und dabei so gestaltet ist, dass er von Endnutzern ohne Schulungsaufwand bedient werden kann:
- Durchgängiger Prozessfluss vom Bedarf bis zur Zahlung: Jede Bestellung beginnt mit einer Bedarfsanforderung und endet mit der Bezahlung der Rechnung – dazwischen liegen Schritte wie Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Guided Buying sorgt dafür, dass jeder dieser Schritte systemisch miteinander verknüpft ist. Dokumente bauen logisch aufeinander auf, wodurch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance sichergestellt sind.
- Nahtlose ERP-Integration in Echtzeit: BeNeering bindet seine Guided-Buying-Lösung direkt an das führende ERP-System (SAP) an – und das ohne Middleware oder Zeitverzögerung. Informationen wie Budgetverfügbarkeit, Lieferantenstatus oder Vertragslaufzeiten werden bei jeder Bestellung in Echtzeit geprüft. Das sorgt für Sicherheit bei der Entscheidung – und verhindert Fehleinkäufe.
- Alle Einkaufskanäle aus einem zentralen Zugangspunkt: Egal ob Katalogartikel, Marktplätze, Lagerbestände, Rahmenverträge oder Freitextanforderungen – über eine zentrale Oberfläche erhalten Nutzende Zugriff auf alle relevanten Kanäle. Das System erkennt automatisch, welcher Kanal für den konkreten Bedarf am besten geeignet ist und führt entsprechend durch den Prozess.
- KI-gestützte Nutzerführung: Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz wird Guided Buying noch leistungsfähiger. Intelligente Assistenten wie der „Intake Assistant“ von BeNeering unterstützen bei Freitextanforderungen, ordnen automatisch passende Warengruppen zu oder schlagen geeignete Lieferanten vor – auf Basis historischer Daten. Auch smarte Suchfunktionen und Empfehlungslogiken erleichtern die Navigation und beschleunigen den Prozess.
- Hoher Self-Service-Anteil für Entlastung und Akzeptanz: Je mehr Einkäufe durch Endnutzende selbstständig abgewickelt werden können, desto stärker entlastet wird das Einkaufsteam. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz digitaler Lösungen – denn ein intuitives System, das die Bedarfe der Nutzenden erkennt und unterstützt, wird auch genutzt. So entsteht ein nachhaltiger Digitalisierungseffekt.
Fazit: Vom Tool zur Strategie – Guided Buying als Zukunftsmodell
Guided Buying steht sinnbildlich für eine neue Generation des operativen Einkaufs. Statt komplexer Prozessketten bietet es einen intuitiven Zugang, statt operativer Belastung ermöglicht es strategische Fokussierung – und statt heterogener Tools schafft es eine konsistente und transparente Beschaffungserfahrung.
Mit seiner Digital Procurement Plattform bietet BeNeering eine Guided-Buying-Lösung, die sich nahtlos in bestehende ERP-Landschaften integriert und zugleich modernste Funktionen wie KI, Echtzeitintegration und kanalübergreifende Nutzerführung bereitstellt. So wird aus einem oft überladenen Prozess ein strukturierter, schlanker und nutzerzentrierter Workflow – und aus dem Einkauf ein strategischer Erfolgsfaktor.