Schon eine Bestellung mit Bestellbestätigung ist ein Vertrag, da hier sogar schriftlich eine beidseitige Willenserklärung vorliegt. Für die Unternehmen, die bereits SAP im Einsatz haben und auf S/4HANA umgestiegen sind bzw. dies beabsichtigen, macht es sehr viel Sinn, weitere Verträge im gleichen System abzubilden und zu verwalten. Neben Rahmenverträgen (Wert- und Mengenkontrakte sowie Abrufbestellungen) und Lieferplänen lassen sich auch andere juristische Verträge, wie Vertraulichkeitserklärungen, etc. mit dem Vertragsmanagement von S/4HANA (Contract Management & Assembly) verwalten. In Bezug auf Reporting und Benachrichtigungen beim Auslaufen von Verträgen hat SAP auch hier an mehr Funktionalität gewonnen.
Rahmenverträge in S/4HANA
In einem Mengenkontrakt werden vereinbarte Mengen, Preise und Konditionen für Materialien und Dienstleistungen für den jeweiligen Lieferanten festgelegt. Damit kann der Einkäufer mehrere Abrufbestellungen an den Lieferanten versenden, bis die Summe der abgerufenen Werte dem vereinbarten Mengenlimit im Rahmenvertrag erreicht. Gerade in Zeiten, in denen die Versorgungssicherheit an erster Stelle steht, sollte dieser Rahmenvertragstyp gewähllt werden.
Mengenkontrakt
In einem Mengenkontrakt werden vereinbarte Mengen, Preise und Konditionen für Materialien und Dienstleistungen für den jeweiligen Lieferanten festgelegt. Damit kann der Einkäufer mehrere Abrufbestellungen an den Lieferanten versenden, bis die Summe der abgerufenen Werte dem vereinbarten Mengenlimit im Rahmenvertrag erreicht. Gerade in Zeiten, in denen die Versorgungssicherheit an erster Stelle steht, sollte dieser Rahmenvertragstyp gewähllt werden.
Wertkontrakt
Wertkontrakte sollten gerade dann genutzt werden, wenn der Gesamtwert sämtlicher Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter Wert erreicht ist.
Abrufbestellung
Mit der SAP GUI Transaktion ME21N ist es möglich, eine Abrufbestellung einfach als Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt zu erzeugen. Mit dieser Transaktion wird das System alle informationen aus dem Kontrakt ziehen, nachdem Sie bei den Positionsdaten das Feld Rahmenvertrag mit der entsprechenden Kontraktnummer gepflegt haben. Das System erwartet die Eingabe von Mengen und Lieferdatum. Nachdem die Abrufbestellung angelegt wurde, ist es möglich diese mit den Transaktionen ME22N bzw. ME23N zu bearbeiten bzw. anzuzeigen.
Anlegen und Verwalten von Rahmenverträgen
Rahmenverträge können entweder direkt durch manuelle Eingabe aller Daten oder als Bezug zur Bestellanforderung („BANF“), zu einer Anfrage bzw. Ausschreibung („RFQ“) oder zu einem anderen Rahmenvertrag. Für das Anlegen des Rahmenvertrags wird die Transaktion ME31K genutzt, die auch über das SAP Fiori Launchpad erreicht wird. Mit der Einführung der SAP Fiori Apps für SAP S/4HANA, kann die App „Einkaufsverträge verwalten“ genutzt werden.
Massenänderungen
Bei Änderungen von einzelnen Feldern von Rahmenverträge macht es sehr viel Sinn, die Massenänderungsfunktion zu nutzen anstatt jeden Vertrag einzeln manuell zu ändern. Mit dieser App ist es auch möglich, eine Liste der Rahmenverträge in Tabellenform zu exportieren.
Reporting und Benachrichtigungen
Im Bereich Vertragsmanagement Reportung wurden in S/4HANA viele Neuerungen erreicht. Das liegt zum einen an der sogenannten „In-Memory“ Technologoie von SAP S/4HANA, zum anderen an dem SAP Fiori User Interface (UI).
Folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der jeweiligen Fiori Apps:
| Fiori App | Kurzbeschreibung | Ausgabe | Nutzen | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Nicht genutzte Verträge | zeigt die Ziel- und freigegebenen Werte für Verträge, die innerhalb der letzten 365 Tagen nicht genutzt wurden | Die Ausgabe kann per Lieferant, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, etc. in Tabellenform oder als Diagramm dargestellt werden | Unterstützt dabei, sogenannte "Blindleistung" (Aufwand ohne Nutzen) im Einkauf und in den Fachbereichen zu vermeiden | Drill-down auf Dokumentenebene möglich |
| Einkaufsvolumen nicht durch Rahmenverträge abgedeckt | zeigt das Einkaufsvolumen, das nicht durch Rahmenverträge abgedeckt ist | Die Ausgabe kann per Lieferant, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, etc. in Tabellenform oder als Diagramm dargestellt werden. | Indem Lücken in den Verträgen geschlossen werden, wird die Effizienz gesteigert und Kosten reduziert. | Analyse des Trends nach Kategorie oder Lieferant möglich |
| Vertragsleckage (Contract Compliance) | zeigt das Einkaufsvolumen von Bestellungen, die keinen Bezug zum bestehenden Rahmenvertrag haben aber grundsätzlich haben könnten | Eine Ausgabe und Drill Down nach Lieferant, Einkaufsorgansiation, Einkäufergruppe ist möglich durch Klick auf den Balken in dem Säulendiagramm und Auswahl der jeweiligen Navigationsmöglichkeit. | Durch Erhöhung der Contract Compliance wird die Effizienz gesteigert und Kosten reduziert. | Listenanzeige der Belege, die zum Ausgabewert beitragen |
| Einkaufsvertragspositionen nach Kontierung | zeigt die Vertragspositionen gruppiert nach ihren Kostenstellen mit Filtern für den Einkaufsvertrag, Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element, Anlage, etc. | Mit Klick auf eine Kostenstelle der Ergebnisausgabe lassen sich Details zu Material, Lieferant, Kontierung, Nettowert, etc. ansehen und analysieren | Erhöht die Transparenz gerade für Kostenstellenverantwortliche und Projektleiter bzw. Projektcontroller | Drill-down zum jeweiligen Einkausbeleg möglich |
| Einkaufsvertragspositionen überwachen | zeigt initial ein Diagramm mit dem agregierten Vertragsvolumen pro Material- bzw. Warengruppe | Der gesamte Rahmenvertragswert und der abgerufene Wert sind in diesem Diagramm in zwei verschiedenen Balken dargestellt. Bei einem Klick auf einen Balken werden die jeweils korrespondierenden Rahmenvertragspositionen in einer Liste angezeigt. | Erhöht die Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten im Einkauf | Filtermöglichkeit der Vertragspositionen nach Währung, Rahmenvertrag, Waren- bzw. Materialgruppe, Material, Lieferant, Kostenstelle, etc. Drill-down bis auf Belegebene möglich. |
| Auslaufen von Verträgen | identifiziert Rahmenverträge, die zu bestimmten Fristen auslaufen | Die App zweigt den auslaufendem Vertrag, Zielwert und freigegebenen Wert an. Die Ausgabe kann pro Lieferant, Einkäufergruppe, Einkaufsorganisation, Einkaufskategorie oder Waren- bzw. Materialgruppe als Diagramm oder Tabelle dargestellt werden. | Unterstützt das rechtzeitige Agieren des Einkaufs bei Auslaufen von Verträgen (z.B. Vertragsverlängerung, Neuverhandlung, neue Ausschreibung) | Verschiedene Filtermöglichkeiten, z.B. nach Rahmenvertrag, Gültigkeitszeitraum, Lieferant, etc. |
Lieferpläne in S/4HANA
Lieferpläne sind eine andere Form von Rahmenverträgen. Wie der Name verrät, werden Lieferpläne genutzt, um innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine bestimmte Anzahl nach einem konkreten Plan zu beschaffen. Die vereinbarten Lieferpläne enthalten Mengen und Lieferzeiten. Konditionen können auf Kopfebene geplegt werden, womit diese für alle Positionen gelten. Alternativ lassen sich Konditionen separat auf Positionsebene pflegen. Darüberhinaus lassen sich in den Positionen ebenfalls Kontierungsinformationen hinterlegen, um das Controlling dieser Einkaufsbelege sicher zu stellen.
Vorteile von Lieferplänen
Folgende Vorteile snd mit der Verwendung von LIeferplänen in S/4HANA verbunden:
- Ein Lieferplan kann eine große Anzahl von Einzelbestellungen und Abrufen ersetzen
- Die Durchlaufzeiten, administrative Aufwände und Lagerbestände können reduziert werden
- Produktionsabläufe lassen sich nach dem „Just-in-time“ Prinzip gestalten
- Bessere Planbarkeit und Ressourcennutzung der Lieferanten durch geringere Lieferzeiten mit geringeren Mengen über einen längeren Zeitraum
Typen von Lieferplänen
Die verschiedenen Typen von Lieferplänen werden im Customizing durch Belegarten bestimmt. Die drei Standard-Belegarten werden nun im einzelnen erläutert.
Lieferplan mit Abrufdokumentation
Bei diesem Lieferplan wird die Belegart LPA verwendet. In diesem Fall gelten die einzelnen Lieferplaneinteilungen beim Anlegen des Lieferplans als intern und werden nicht an die Lieferanten versendet. Dadurch können leicht Änderungen durchgeführt werden, was zu einer hohen Flexibilität führt.
Erst wenn ein Abruf des Lieferplans erfolgt, gehen die Informationen aus den Lieferplaneinteilungen an den Lieferanten.
Zwei Arten von Abrufen stehen mit diesem Lieferplantypen LPA zur Verfügung:
Der Prognose-Lieferplan (FRC: Forecast delivery schedule) und der Just-in time Lieferplan.
Lieferplan ohne Abrufdokumentation
Für diesen Typ von Lieferplan gilt die Belegart LP. Die erstellten Lieferplaneinteilungen sind offiziell und werden an den Lieferanten gesendet, sobald sie erstellt sind. Dabei wird auf eine Abrufdokumentation verzichtet.
Umlagerungslieferplan
Finden häufig und regelmäßig Umlagerungen von Materialien zwischen Werken innerhalb eines Unternehmens statt, macht es Sinn einen Umlagerungslieferplan zu erstellen. Die entsprechende Belegart lautet LU, der Positionstyp U.
Anlegen und Verwalten von Lieferplänen
Lieferpläne können manuell angelegt werden oder mit anderen Einkaufsbelegen als Vorlage wie z.B. Bestellanforderungen, Anfragen, anderen Lieferplänen oder Kontrakten.
Die Fiori app „Lieferpläne verwalten“ bietet die Möglichkeit Lieferpläne nach Einkaufsorganisation, Vertragsart, Lieferant, Material, Status, Gültigkeitszeitraum etc. zu suchen und zu filtern. Sie ermöglicht dem Nutzer Lieferpläne anzuzeigen, zu kopieren, zu bearbieten, zu erstellen und zu löschen. Außerdem lassen sich hier die Lieferplaneinteilungen pflegen. Die App zeigt ebenfalls die Lieferpläne an, die bald auslaufen und ermöglicht dem Nutzer durch einfachen Klick auf entsprechenden Button zu erneuern.
