Bestellung und Bestellungsbearbeitung in SAP S/4HANA

Traditionell sind im SAP ERP System zahlreiche Schritte für das Anlegen einer Bestellung und die Bestellungsbearbeitung erforderlich:
Eingabe von Information, Prüfung des Dokuments, Fehler identifizieren und weitere erforderliche Angaben machen, erneut prüfen, etc.

Auch mit Vorlagen (z.B. eine frühere Bestellung) müssen viele Fehlerquellen identifiziert und korrigiert werden, bevor die Bestellung übermittelt werden kann.

Die Bestellungsbearbeitung in SAP S/4 HANA ist übersichtlicher, einfacher und schneller:

Mit Hilfe eines zentralen Fensters, mit automatisch gefüllten Feldern sowie der relevanten Anzahl von Feldern.

Die S/4Hana App „Bestellungen verwalten“ ermöglicht dem User den Fokus auf die relevanten Felder (bzw. Pflichtfelder) der Bestellung und der Anzeige von weiteren detaillierten Informationen in weiteren Tabs.

• Definition: Was ist eine SAP-Bestellung?
• Struktur: Wie ist die SAP-Bestellung grundsätzlich strukturiert?
• Funktionalität: Welche Funktionen lassen sich für Bestellungen mit SAP S/4HANA nutzen?
• Neue User Experience: Welche Fiori Apps lassen sich für die Bestellungsverarbeitung nutzen?
• Bestellarten: Was sind die Unterschiede zwischen Standardbestellungen, Rahmenbestellungen und Lieferplänen?
• Bestellfreigabe: Wie funktioniert die Freigabe von Bestellungen und welche Möglichkeiten gibt es?
• Bestellüberwachung: Wie behält man den Überblick über offene Bestellungen und Liefertermine?
• Bestellhistorie: Wie kann man vergangene Bestellungen einsehen und auswerten?
• Integration mit anderen Modulen in SAP: Wie wirkt sich die Bestellung auf andere Module aus?

Eine SAP-Bestellung ist ein zentraler Prozess im Einkaufsmanagement, der mit Hilfe des SAP S/4HANA Systems optimiert werden kann.

Sie stellt den formellen Auftrag an einen Lieferanten dar und enthält Informationen wie Spezifikation, Menge, Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen.

Durch die Nutzung von SAP S/4HANA können Fach- und Führungskräfte ihren Einkauf effizienter gestalten, indem sie den Bestellprozess weiter digitalisieren und automatisieren. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten einsparen und die Transparenz im Einkauf verbessern.

Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf, einer Positionsübersicht und Positionen.

Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Beispielsweise sind die Zahlungs- und Lieferbedingungen Bestandteil des Belegkopfs.

Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt. Es wird zwischen folgenden Beschaffungsarten unterschieden:

• Normal
• Lohnbearbeitung
• Konsignation
• Umlagerung
• Dienstleistung

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält idealerweise ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellte Menge mit der Einheit fest.

Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt beinhalten.

Zusätzliche Filterkriterien sind in der Einkaufsübersicht (siehe Abbildung) verfügbar für die Einkaufsorganisation, Material, Materialgruppe, Währung, Lieferant, Kategorie und Einkäufergruppe.

Der Rechnungsplan ist ein Hilfsmittel, mit dem festgelegt wird, wann und in welcher Höhe die Rechnungen erstellt werden sollen.
Die Rechnungserstellung ist unabhängig vom Erhalt der Ware bzw. der Dienstleistung (Leistungserfassung).
In Absprache mit Lieferanten können Rechnungen auf der Basis von Rechnungsplandaten automatisch vom System erstellt und deren Zahlung eingeleitet werden. Das System nutzt hierfür die Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS).

Der flexible Workflow ist eine übergreifende Funktion, mit der sich auf Bedingungen basierende Workflows für Genehmigungsprozesse einrichten lassen.
Für Bestellungen lassen sich Workflows mit automatischer, einstufiger oder mehrstufiger Genehmigung einrichten. Jedem Schritt lässt sich einer/em oder mehreren Genehmigende/n zuordnen. Beim Festlegen eines Genehmigenden lassen sich eine Rolle verwenden oder bestimmte Benutzer oder Teams als Genehmigende zuordnen.
Die Genehmigenden können ihre Workitems dann in der App „Meine Inbox“ genehmigen oder ablehnen.

Mit der Produkt-Compliance lässt sich die Compliance für Produkte verwalten, indem sich die Vermarktbarkeit in verschiedenen Ländern und Regionen bewerten, Produkte nach Gefahrgutvorschriften klassifizieren, erforderliche Sicherheitsdatenblätter versenden und bewerten lassen, ob der Lieferant ein gültiger Lieferant für das Produkt ist.
Die Felder, die die Produkt-Compliance-Status einer gesamten Bestellung anzeigen, sind auf der Registerkarte für die Produkt-Compliance auf Kopfebene der Bestellung verfügbar. Dagegen sind auf der Registerkarte für die Produkt-Compliance der Position die Felder verfügbar, die die Produkt-Compliance-Status einer Position anzeigen.

Falls erforderlich, lassen sich Incoterms in S/4HANA pro Bestellposition zuordnen.

• Kurztext der Bestellung änderbar
• Zugriff auf Anlagen zur Bestellung von allen Apps für die Bestellungsbearbeitung

Für die Bestellungsbearbeitung stehen unter anderem folgende Apps zur Verfügung:

Wenn Sie Ihren Einkauf mit SAP S/4HANA optimieren möchten, ist es wichtig, die verschiedenen Bestellarten zu verstehen. Es gibt drei Hauptarten von Bestellungen: Standardbestellungen, Rahmenbestellungen und Lieferpläne.

Standardbestellungen sind Einzelbestellungen, die für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen aufgegeben werden. Sie werden normalerweise für kurzfristige Bedarfe verwendet und haben eine feste Menge und einen festen Liefertermin.

Rahmenbestellungen hingegen sind langfristige Bestellungen, die für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen mit einem bestimmten Lieferanten abgeschlossen werden. Sie haben eine feste Gesamtmenge, werden jedoch in Teillieferungen aufgeteilt, die zu verschiedenen Zeitpunkten erfolgen können.

Lieferpläne sind Bestellungen, die für den kontinuierlichen Bedarf von Waren oder Dienstleistungen aufgegeben werden. Sie enthalten eine detaillierte Aufschlüsselung der zu liefernde Menge und der geplanten Liefertermine über einen bestimmten Zeitraum hinweg.

Die Verwendung der richtigen Bestellart in SAP S/4HANA ermöglicht eine effiziente und transparente Beschaffung. Während Standardbestellungen für kurzfristige Bedarfe geeignet sind, bieten Rahmenbestellungen und Lieferpläne eine bessere Kontrolle über langfristige Einkaufsprozesse.

Die Freigabe von Bestellungen ist ein wichtiger Schritt im Einkaufsprozess und kann mit SAP S/4HANA effizienter gestaltet werden als je zuvor.

Die Funktionsweise der Bestellfreigabe mit SAP S/4HANA ist denkbar einfach. Nachdem eine Bestellung erstellt wurde, kann sie zur Freigabe an die zuständige Person gesendet werden. Diese erhält eine Benachrichtigung und kann die Bestellung direkt in ihrem SAP-System prüfen und freigeben.

Alternativ können auch automatische Freigaberegeln definiert werden, um den Prozess zu beschleunigen und die manuelle Überprüfung zu minimieren.

Doch welche Möglichkeiten bietet SAP S/4HANA noch?

Neben der individuellen Freigabe von Bestellungen können auch Gruppenfreigaben eingerichtet werden. Hierbei werden alle Mitglieder einer bestimmten Gruppe über eine Bestellung informiert und können diese gemeinsam freigeben. Dadurch wird der Freigabeprozess beschleunigt und eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.

Die Bestellüberwachung ist ein entscheidender Prozess, um den reibungslosen Ablauf von Bestellungen und Lieferungen sicherzustellen. Mit SAP S/4HANA haben Sie die Möglichkeit, diesen Prozess effektiv zu optimieren und den Überblick über offene Bestellungen und Liefertermine zu behalten.

Eine bewährte Vorgehensweise ist die Nutzung des Bestellüberwachungsmoduls in SAP S/4HANA. In diesem Modul können Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Bestellungen und Lieferungen zentral verwalten. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über offene Bestellungen, Liefertermine und den aktuellen Status der Lieferungen. Durch eine übersichtliche Darstellung und benutzerfreundliche Filterfunktionen können Sie gezielt nach bestimmten Bestellungen oder Lieferungen suchen und diese nach Priorität bearbeiten.

Die Bestellhistorie ermöglicht es Ihnen, vergangene Bestellungen einzusehen und auszuwerten. Die Bestellhistorie dient dazu, Transparenz in Ihre Einkaufsprozesse zu bringen. Sie können vergangene Bestellungen analysieren und daraus Erkenntnisse für zukünftige Bestellungen ableiten. So können Sie beispielsweise Lieferantenbewertungen erstellen oder bessere Konditionen verhandeln.

Aber was genau ist die Bestellhistorie? Sie ist eine Funktion in SAP S/4HANA, die Ihnen einen Überblick über alle getätigten Bestellungen verschafft. Sie können hier Informationen wie Bestellnummer, Lieferdatum, bestellte Menge, Preis und vieles mehr einsehen.

Die Vorgehensweise zur Einsehung und Auswertung der Bestellhistorie ist einfach. Sie navigieren zu dem entsprechenden Bereich in SAP S/4HANA und geben die gewünschten Filterkriterien ein, wie zum Beispiel den Zeitraum oder den Lieferanten. Anschließend erhalten Sie eine Liste aller relevanten Bestellungen, die Sie dann genauer betrachten können.

Die Integration mit anderen Modulen in SAP spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Einkauf mit SAP S/4HANA zu optimieren. Insbesondere die Auswirkungen einer Bestellung auf andere Module wie Lagerverwaltung, Controlling oder Rechnungswesen sind von großer Bedeutung.

Durch die Integration mit dem Modul Lagerverwaltung können beispielsweise automatisch Lagerbestände aktualisiert und Lieferungen verfolgt werden. Dadurch wird eine effiziente Bestandsführung ermöglicht und Engpässe vermieden.

Das Controlling-Modul wird durch die Bestellung ebenfalls beeinflusst. Kostenstellen können automatisch belastet werden und somit eine genaue Kostenverfolgung gewährleistet werden. Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit dem Rechnungswesen-Modul eine automatische Buchung der Bestellung und eine nahtlose Weiterverarbeitung der Daten.