Traditionell sind im SAP ERP System zahlreiche Schritte für das Anlegen einer Bestellung und die Bestellungsbarbeitung erforderlich: Eingabe von Information, Prüfung des Dokuments, Fehler identifizieren und weitere erforderliche Angaben machen, erneut prüfen, etc. Auch mit Vorlagen (z.B. eine frühere Bestellung) müssen viele Fehlerquellen identifiziert und korrigiert werden, bevor die Bestellung übermittelt werden kann.
Die Bestellungsbearbeitung in SAP S/4 HANA ist übersichtlicher, einfacher und schneller:
Mit Hilfe eines zentralen Fensters, mit automatisch gefüllten Feldern sowie beschränkter Anzahl von Feldern. Die S/4Hana App „Bestellungen verwalten“ ermöglicht dem User den Fokus auf die relevanten Felder (bzw. Pflichtfelder) der Bestellung und der Anzeige von weitern detaillierten Informationen in weiteren Tabs.

• Definition: Was ist eine Bestellung? 
• Die grundsätzliche Struktur einer Bestellung
  • Konditionen
  • Kontierung
  • Bestätigung
  • Bestellentwicklung
  • Partnerrollen
  • Werk
  • Texte
• Funktionen der Bestellungsbearbeitung mit SAP S/4HANA
  • Übersicht & Filterkriterien
  • Rechnungsplan
  • Flexiblerworkflow für Bestellungen
  • Produkt-Compliance in Bestellungen
  • Positionsbezogene Incoerms
  • Weitere Funktionen
• Apps für die Bestellungsverarbeitung in S/4HANA

Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.

Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf, einer Positionsübersicht und Positionen.
Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Beispielsweise sind die Zahlungs- und Lieferbedingungen Bestandteil des Belegkopfs.Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt.
Es wird zwischen folgenden Beschaffungsarten unterschieden:

• Normal 
• Lohnbearbeitung 
• Konsignation 
• Umlagerung 
• Dienstleistung 

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.
Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält idealerweise ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellte Menge mit der Einheit fest.
Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt beinhalten.

Zusätzliche Filterkriterien sind in der Einkaufsübersicht (siehe Abbildung) verfügbar für die Einkaufsorganisation, Material, Materialgruppe, Währung, Lieferant, Kategorie und Einkäufergruppe.

Der Rechnungsplan ist ein Hilfsmittel, mit dem festgelegt wird, wann und in welcher Höhe Sie Rechnungen erstellt werden sollen.
Die Rechnungserstellung ist unabhängig vom Erhalt der Ware bzw. der Dienstleistung (Leistungserfassung).
In Absprache mit Lieferanten können Rechnungen auf der Basis von Rechnungsplandaten automatisch vom System erstellt und deren Zahlung eingeleitet werden. Das System nutzt hierfür die Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS)

Der flexible Workflow ist eine übergreifende Funktion, mit der sich auf Bedingungen basierende Workflows für Genehmigungsprozesse einrichten lassen.
Für Bestellungen lassen sich Workflows mit automatischer, einstufiger oder mehrstufiger Genehmigung einrichten. Jedem Schritt lässt sich ein oder mehrere Genehmigende zuordnen. Beim Festlegen eines Genehmigenden lassen sich eine Rolle verwenden oder bestimmte Benutzer oder Teams als Genehmigende zuordnen.
Die Genehmigenden können ihre Workitems dann in der App „Meine Inbox“ genehmigen oder ablehnen.

Mit der Produkt-Compliance lässt sich die Compliance für Produkte verwalten, indem sich die Vermarktbarkeit in verschiedenen Ländern und Regionen bewerten, Produkte nach Gefahrgutvorschriften klassifizieren, erforderliche Sicherheitsdatenblätter versenden und bewerten lassen, ob der Lieferant ein gültiger Lieferant für das Produkt ist.
Die Felder, die die Produkt-Compliance-Status einer gesamten Bestellung anzeigen, sind auf der Registerkarte für die Produkt-Compliance auf Kopfebene der Bestellung verfügbar. Dagegen sind auf der Registerkarte für die Produkt-Compliance der Position die Felder verfügbar, die die Produkt-Compliance-Status einer Position anzeigen.

Falls erforderlich, lassen sich Incoterms in S/4HANA pro Bestellposition zuordnen.

• Kurztext der Bestellung änderbar
• Zugriff auf Anlagen zur Bestellung von allen Apps für die Bestellungsbearbeitung 

Für die Bestellungsbearbeitung stehen unter anderem folgende Apps zur Verfügung: