Geschäftspartner sind neu mit S/4HANA. Mit Ihnen werden redundante Daten vermieden. Nach einer Definition gibt es hier Antworten auf drei häufig gestellte Fragen. Ziele des Konzepts werden behandelt und kritische Erfolgsfaktoren beschrieben bevor auf die Themen Integration und Migration eingegangen wird.

• Definition: Was sind Business Partner? 
• Drei häufig gestellte Fragen 
• Ziele des Geschäftspartner Ansatzes
• Kritische Erfolgsfaktoren beim Business Partner Modell
• Workflow zum Anlegen von Geschäftspartnern
• Business Partner in SAP S/4HANA
• Lieferantendaten in S/4HANA migrieren
• Fazit 

Ein Business Partner oder Geschäftspartner ist eine Organisation (Unternehmen, Niederlassung), Person oder Gruppe von Personen oder Organisationen, an der das Unternehmen ein geschäftliches Interesse hat.

Geschäftspartner können zentral erfasst und in Hinblick auf verschiedene betriebswirtschaftliche Vorgänge verwaltet werden. Das ist insbesondere dann von Relevanz, wenn ein Business Partner unterschiedliche Rollen für ein Unternehmen hat, z.B. Auftraggeber und Warenempfänger.
Ein Business Partner kann in unterschiedlichen Rollen angelegt werden und im Verlauf einer geschäftlichen Beziehung zusätzliche Geschäftspartnerrollen annehmen. Die allgemeinen Daten für einen Business Partner, die nicht von ihrer Funktion oder von anwendungsspezifischen Erweiterungen abhängen, müssen nicht erneut eingegeben werden.
Die Erfassung und Speicherung redundanter Daten kann damit vermieden werden.

In S/4HANA werden alle Geschäftsbeziehungen ausschließlich über die führende Entität “Geschäftspartner” abgewickelt. Diese bündelt die gemeinsamen Daten aller Ausprägungen wie Name, Adresse, Bankdaten und Steuernummer.
An der Benutzeroberfläche können nicht mehr Lieferanten, sondern nur noch Geschäftspartner gepflegt werden. Transaktionscodes für Lieferanten sind nur noch eingeschränkt nutzbar.
Rollen und Beziehungen sind wie zum Beispiel Adressen und Bankdaten sind zeitabhängig. Allerdings müssen die aktuell gültigen Daten vom Geschäftspartner manuell in den Lieferantenstamm übernommen werden.
Über Beziehungen und Hierarchie-Zuweisungen lassen sich Geschäftspartner zusätzlich zu den bereits von früher bekannten Partnerfunktionen untereinander verknüpfen. Damit lassen sich Einkaufskonditionen auf Konzernebene optimieren.

Das SAP S/4HANA Business Partner Modell verfolgt folgende Ziele:

• Zeitersparnis durch Vermeiden von Datenredundanzen beim Teilen allgemeiner Daten über verschiedene Rollen hinweg 
• Mehr Flexibilität durch die verschiedenen Geschäftspartnerkonzepte, zum Beispiel die Unterscheidung der Geschäftspartnertypen in Organisationen, Personen und Gruppen oder durch Einnehmen eines Geschäftspartners von verschiedenen Rollen 
• Kostenreduktion durch eine harmonisierte Systemarchitektur 

Die gemeinsame Nutzung der Geschäftspartner durch mehrere Organisationseinheiten wie Einkauf, Vertrieb, Rechnungs- und Vertragswesen erfordert einen höheren Standardisierungsgrad der Daten und deren Verwendung.

Die Verwendung und Inhalte ausgewählter Felder, sowie konzernweite Qualitäts-anforderungen müssen durch ein Regelwerk festgelegt werden. Es empfiehlt sich das Regelwerk länderspezifisch zu definieren.
In ein derartiges Regelwerk gehören auch Punkte, die nicht direkt durch den Umstieg auf den Geschäftspartner bedingt sind, in der Vergangenheit oft aber nur unzulänglich oder pro Geschäftsbereich unterschiedlich geregelt waren, wie z.B. Vorgaben für Adressdaten (u.a. Verwendung von Abkürzungen) und klar definierte Rollen und Berechtigungen im Datenpflegeprozess.

Innerhalb des Regelwerkes muss festgelegt sein, wer „Besitzer“ der Daten ist, wer Änderungen vornehmen darf, wer zustimmen muss und wer zu informieren ist. Diese Rechte werden oft je nach Datenbereich unterschiedlichen Personengruppen und Rollen zugewiesen. Insbesondere bei personenbezogenen Daten ist aufgrund der hohen Datenschutzanforderungen darauf zu achten, diese durch Berechtigungen bei der Pflege und im operativen Zugriff entsprechend zu erfüllen.
Der Umstieg auf den Geschäftspartner bietet die Chance, hier klare Regeln zu definieren, die vor dem Umstieg aufgestellt und abgestimmt sein sollten, da eine Bereinigung der Daten im Nachhinein sehr aufwändig ist.

Ein Geschäftspartner wird angelegt, sobald ein Lieferant oder Kunde in SAP S4/HANA angelegt wird. Die Customer-Vendor-Integration (CVI) enthält sowohl geschäftspartnerbezogene Daten als auch kunden- und lieferantenspezifische Daten. Mit Speichern der Geschäftspartner-Daten werden die Kunden- und Lieferantendaten durch die CVI geführt und mit den Geschäftspartnerdaten verknüpft. Sogenannte CVI Link Tabellen werden gepflegt. Einige der Kunden- und Lieferantendaten überschneiden sich wie zum Beispiel Name und Adresse; diese Daten finden sich sowohl in den Kunden- als auch Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten.

Die Business Partner Logik beeinflusst den Upgrade Pfad von SAP ERP zu S/4HANA. Die Customer-Vendor-Integration (CVI) ist dann eine Voraussetzung für das Upgrade auf on-premise SAP S/4HANA. Alle Kunden und Lieferanten müssen in Geschäftspartner überführt werden.

Außerdem wurden kunden- und lieferantenspezifische Transaktionen abgeschafft.

Die Transaktion BP ist der zentrale Einstiegspunkt zum Anlegen, Ändern und Anzeigen von Geschäftspartnern, Kunden- und Lieferantenstammdaten in SAP S/4HANA.

Wurde in früheren SAP ERP Systemen LSMW (Legacy System Migration Workbench) eingesetzt, ist dieses Werkzeug für die on premise Version nicht mehr empfohlen und für die Cloud Version nicht verfügbar.

Das Business Partner Konzept von SAP erhöht auf der einen Seite die Datenqualität durch Vermeidung von redundanten Daten. Allerdings erfordert die Verwendung der Geschäftspartner eine stärkere Harmonisierung, ein Regelwerk und klar definierte Verantwortliche.