SAP Sourcing mit S/4HANA und Ariba

• Definition: Sourcing
• Ziele eines optimalen Sourcings 
• Das Problem: S/4HANA allein reicht nicht aus 
• Angebotsautomatisierung für den Einkauf 
• Anfrage erstellen („Create Request for Quotation“) 

Im Wort „Sourcing“ steckt das Wort „source“ (Deutsch: „Quelle“). In Bezug auf die Einkaufstätigkeiten bedeutet „Sourcing“ das Erschließen von geeigneten, idealerweise den besten Quellen hinsichtlich Versorgungssicherheit, Qualität, Nachhaltigkeit und Kosten sowie ggf. weiteren Kriterien für die Befriedigung der Bedarfe aus den Fachabteilungen eines Unternehmens. 

Ziele eines optimalen Sourcings sind:

• Schaffung einer höchstmöglichen Transparenz 
• Identifizierung von Kostensenkungspotenzialen 
• Erschliessung dieser Kostensenkungspotenziale 
• Erhöhung der Geschwindigkeit und Effizienz bei der Zusammenarbeit in Beschaffungsteams 
• Reduzierung des Risikos durch Finden besserer Lieferanten und Innovationspartner 

SAP S/4HANA wie auch die Vorgänger ERP Systeme von SAP sind nicht ausgelegt, um Dritte, d.h. Lieferanten direkt an das System anzubinden, damit ein Austausch von Anfragen und Angeboten stattfinden kann. Stattdessen wurde von SAP das Produkt SRM (Supplier Relationship Management) entwickelt und in vielen Unternehmen eingesetzt. Nach dem geplanten Wartungsende von SAP SRM empfiehlt SAP klar Ariba.

Eine Anfrage in SAP (auf Englisch: „Request for Quotation“) wird dem bzw. den Lieferanten zugesendet, damit sie auf dieser Grundlage ein Angebot erstellen und abgeben können. Dabei stehen dem Anwender im Einkauf folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Kopie von bereits angelegten Anfragen mit Übernahme der gewünschten Daten: Besonders geeignet bei Wiederholbedarf (gleiche Spezifikation)
• Übernahme der Daten aus einer Bestellanforderung („Banf“): Besonders geeignet bei Einmalbedarf (neue Spezifikation)
• Manuelles Anlegen der Anfrage ohne Bezug zu einem bestehenden Einkaufsdokument: In Einzelfällen (z.B. Spezifikation wurde nicht in der Bestellanforderung beschrieben)

Bei Lean Services werden Anfragen mit Produkttypengruppe „Services“ angelegt.

Die Strategie von SAP sieht vor, dass besonders für den Datenaustausch mit Lieferanten Ariba das System der Wahl sein soll. Dieser Prozess sieht vor, dass die Anfrage aus S/4HANA erstellt und dem Sourcing Modul von Ariba übermittelt wird. In diesem Modul wird ein „Sourcing Request“ mit dem Anfragetyp „External Sourcing Request“ erstellt.

Wenn der Einkäufer lediglich Preise und Mengen oder Transportkosten anfragen möchte, kann die sogenannte Angebotsautomatisierung („Quote Automation“) genutzt werden. Dabei wird in S/4HANA der Anfragetyp „Externe Preisanfrage“ verwendet und dem Ariba Lieferantennetzwerk übermittelt. Nach Bearbeitung auf Seiten der LIeferanten gehen die Angebote wieder zurück zu S/4HANA. Dort kann der Einkäufer die Angebote vergleichen und  den Auftrag vergeben mit einer Bestellung oder einem Kontrakt.

Dieser Prozess unterstützt den Einkäufer bei der Erstellung von Anfragen in SAPS/4HANA und dem Versand per E-Mail oder Post. Dabei wird der interne Anfragetyp verwendet. Die Bieter antworten ebenfalls per E-Mail oder Post mit ihrem Angebot. Der Einkäufer legt die Angebote in der App „Angebote managen“ manuell in S/4HANA an. Die eingegebenen Angebote werden miteinander verglichen und das beste ausgewählt. Bei der Vergabe in S/4HANA stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Direkt im Angebot mit dem Klick auf „Annehmen“
2. In der Liste der App „Angebote managen“
3. In der Liste der App „Angebote vergleichen“

Nach Annahme des Angebots wird aus diesem in S/4HANA das Nachfolgedokument erzeugt, eine Bestellung oder ein Kontrakt. Unterlegene Angebote sollten manuell abgelehnt oder abgeschlossen werden. Nach Abschluss dieses Prozesses sollte die Anfrage selbst auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt werden.
Auch wenn es vorteilhaft ist, die historischen Angebotsdaten im System zu haben, so kann der manuelle Aufwand für den Einkäufer beim manuellen Anlegen der Angebote enorm sein. Unter anderem deshalb empfiehlt SAP zusätztlich die Nutzung von Ariba.

Diese App wird gebraucht, um Anfragen im S/4HANA System zu erstellen. Diese Anfragen gehen zu SAP Ariba Sourcing, wo der Sourcing Prozess ausgeführt führt. Das angenommene Angebot wird S/4HANA zurückgespielt, um dort eine Bestellung bzw. einen Kontrakt zu erzeugen.

In dieser App lassen sich Anfragen nach folgenden Parametern sortieren und filtern:

• Anfragenummer
• Anfragetyp
• Status
• Buchungskreis
• Einkaufsorganisation
• Einkäufergruppe
• Abgabedatum der Angebote

Mit dieser App lassen sich sowohl Ausschreiben kopieren, neue Ausschreibungen von Beginn an anlegen und Ausschreibungen löschen.

Um aus einer Bestellanforderung („Banf“) eine Anfrage zu erstellen, öffnen Sie am besten die Fiori App „Bestellanforderung managen“ („Manage Purchase Requistion“). Dort wählen Sie die gewünschte Bestellanforderung aus und klicken auf den Button „Anfrage erstellen“.

Diese Aktion führt Sie zum Bildschirm „Anfrage anlegen“ („Create Request for Quotation“). Dort werden Daten gepflegt wie z.B. Anfrageart, Angebotsabgabedatum und organisatorische Daten wie z.B. Buchungskreis und Einkaufsorganisation.
Nach Pflege aller benötigten und gewünschten Kopf- und Positionsdaten sowie Datenübernahme aus der Bestellanforderung werden die Bieter ausgewählt und die Anfrage an SAP Ariba Sourcing für den weiteren Prozess übertragen.

Diese App versetzt den Einkäufer in die Lage Ausschreibungspostionen zu überwachen.  Sie erlaubt eine Listansicht aller Ausschreibungspositionen in Tabellenform in Verbindung mit einem Diagramm für vergebenen Ausschreibungswert und abgegebenen Ausschreibungswert. Dabei wird das Chart per Vorauswahl nach Lieferanten angezeigt. Es lässt sich umstellen auf die Anzeige pro Buchungskries, Werk, Einkaufsorganisation und weiteren Möglichkeiten. Auch die Darstellungsform des Charts lässst sich variieren, z.B. Balkendiagramm, Liniendiagramm, Kuchendiagramm. Die Anzeigeergebnisse lassen sich filtern nach Ausschreibungsnummer, Ausschreibungsart, Abgabedatum, Einkaufskategorie, Warengruppe, Buchungskreis, Werk, etc. Der Anwender kann eine Ausschreibungsposition auswählen, um sich die entsprechenden Angebote und allgemeine Informationen zum Lieferanten oder Material anzuschauen.

Mit dieser App kann der Einkäufer eingegangene Angebote von Lieferanten bzw. Bietern miteinander und mit der Anfrage vergleichen, um das beste Angebot auszuwählen. Sie läßt sich ausserdem nutzen, um sich die Angebote zu einer bestimmten Anfrage anzeigen zu lassen und um festzustellen, ob jeder Lieferant bzw. Bieter ein Angebot abgegeben hat.

Beim diesem Angebotsvergleich wird lediglich der Preis als Kriterium herangezogen. Andere Kriterien, wie z.B. Lieferantenbewertung, bleiben hier außen vor.

In dieser App kann der Einkäufer direkt den Auftrag vergeben und eine Bestellung oder einen Kontrakt anlegen.

Diese App befähigt den Einkäufer sich alle Angebote von Lieferanten anzuschauen, die unterschiedliche Anfragen bekommen haben. Mit ihr lassen sich folgende Funktionen durchführen:

• Angebote suchen nach Anfragenummer, Typ, Status, Abgabedatum, Lieferant, etc.
• Detailierte Informationen anzeigen pro Angebot nachdem die entsprechende Anfrage ausgewählt wurde
• Positionsdetails eines Angebots anzeigen, wie z.B. aktuelle Position mit Menge und Preisinformationen
• Angebote abgeben, die sich im Bearbeitungsmodus befinden
• Angebote bearbeiten, die sich im Bearbeitungsmodus oder Abgegeben-Modus bedfinden
• Angebote löschen, die sich im Bearbeitungsmodus befinden
• Angebote annehmen