Organisationsdaten in MM

Mandant

Definition: Ein Mandant ist die Gruppierung von mehreren rechtlich selbständigen Einheiten, die einen gemeinsamen Zweck verfolgen, zum Beispiel ein Konzern.

Der Mandant steht auf der obersten Stufe in der Organisationsstruktur. Auf dieser Ebene werden zentrale Steuertabellen gepflegt.

Während die Programmlogik (in ABAP) im SAP generell mandantenübergreifend abläuft, so können die Prozesse mandantenabhängig konfiguriert werden. Mit zunehmender Globalisierung und der Vereinheitlichung von konzernweiten Prozessen hat das 1-Mandanten-Konzept an höherer Bedeutung gewonnen. Denn nur innerhalb eines Mandanten lassen sich modulübergreifende Prozesse einstellen, mit denen die Materialwirtschaft in das Finanzwesen und Controlling voll integriert ist.

Die Konsolidierung von SAP-Systemen innerhalb eines Konzerns bedeutet in der heutigen Zeit die Migration der Organisationsdaten, Stammdaten und Bewegungsdaten auf ein einziges SAP-System mit nur einem SAP-Mandanten.

Buchungskreis

Definition: Der Buchungskreis stellt die Ebene der rechtlich selbständigen, bilanzierenden Gesellschaften dar.

Während man in älteren SAP-Systemkonfigurationen die Trennung der selbstständigen bilanzierenden Gesellschaften noch separat nach SAP-Mandanten getrennt hat, so reicht in der heutigen Zeit meistens die Trennung nach Buchungskreisen. Das hat den Vorteil, dass manche Prozesse auch Buchungskreis-übergreifend etabliert werden können. Dazu zählt z.B. der Einkauf über gemeinsam verhandelte Kataloge oder der strukturierte Genehmigungsablauf einer Bestellung.

Einkaufsorganisation

Definition: Die Einkaufsorganisation ist für die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen inklusive Verhandeln der Einkaufskonditionen mit Lieferanten für ein oder mehrere Werke und Buchungskreise verantwortlich.

Der heutige Standard im SAP ist so konfiguriert, dass eine zentrale Einkaufsorganisation die Verantwortung sowohl im strategischen Einkauf als auch im operativen Einkauf auch für mehrere Buchungskreise übernimmt.

Werk

Definition: Das Werk ist ein zentrales Element der Materialwirtschaft und ist die disponierende und die bestandsführende Einheit.

Die Standardkonfiguration im SAP sieht vor, dass ein Werk einem Buchungskreise zugeordnet werden muss. Einem Buchungskreis können allerdings mehrere Werke zugeordnet werden.

Lagerort

Definition: Der Lagerort stellt die Zusammenfassung von Lagerplätzen innerhalb eines Werks dar.

Damit lassen sich Materialbestände innerhalb eines Werks getrennt nach Lagerorten führen.

Eine Disponierung von bestandsgeführtem Material kann auf mehrere Lagerorte aufgeteilt werden. Werden Entnahmen durch Anwender z.B. anhand von SAP-Reservierungen getätigt, so können Anwender bzw. eine Logik entscheiden, von welchem Lagerort das Material entnommen werden soll.

Einkäufergruppe

Definition: Die Einkäufergruppe repräsentiert einen Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern.

Mit ihr werden im wesentlichen Auswertungsmöglichkeiten sowie Berechtigungen gesteuert. Die Einkäufergruppe wird auch als zuständiger Kontakt in Bestellungen ausgegeben, welche an Lieferanten aus dem SAP versendet werden.

Stammdaten in MM

Materialstammdaten

Alle Daten zu Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft, werden zentral in dem Datenobjekt Materialstammsatz abgelegt. Sie enthalten Informationen über Rohstoffe, Handelswaren, Halbfabrikate oder Fertigerzeugnisse. Alle Daten werden fachbereichsübergreifend und redundanzfrei geführt. Die meisten Daten können direkt vom Benutzer gepflegt werden, ein Teil wird vom System fortgeschrieben wie zum Beispiel Bestandsdaten. Von Bedeutung ist die Unterscheidung der Materialien in Lager- und Verbrauchsmaterial.

Da verschiedene Fachbereiche eines Unternehmens mit dem Materialstamm arbeiten und unterschiedliche für Ihren Fachbereich spezifische Informationen hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine eigene Sicht auf den Materialstamm:

  • Grunddaten 
  • Einkauf 
  • Disposition 
  • Lagerung 
  • Buchhaltung 
  • Prognose 
  • Qualitätsmanagement 
  • Vertrieb 

Katalogartikel

Katalogartikel sind besonders für den indirekten Einkauf relevant. Mit “indirekt” sind Nicht-Produktionsmaterial sowie Dienstleistungen gemeint. Die Anzahl von den im Einkauf zur Verfügung stehenden Katalogartikeln kann in die Millionenhöhe gehen, wenn man von dem Kernsortiment, welches immer wieder bestellt wird, absieht.

SAP ERP bietet im Standard keine Möglichkeiten, Katalogartikel abzubilden. Katalogartikel werden meistens in sogenannten Katalogmanagement-Systemen gehostet, die das Laden von großen Datenmengen (Preislisten) und die Suche nach Katalogartikeln erlauben.

Wird ein solcher Katalogartikel bestellt, so findet der Anwender die Lieferantenteilenummer als Referenz in einer SAP-Bestellung, nicht jedoch das SAP-Material.

Leistungsstamm

Beim Einkauf von Dienstleistungen können analog zu den Materialstammsätzen sogenannte Leistungsstämme verwendet werden. Im Leistungsstamm werden die Leistungen beschrieben und einkaufsrelevante Daten wie Mengeneinheit und Warengruppe hinterlegt. Einzelne Leistungsstammsätze können einem Leistungsverzeichnis zugeordnet werden.

Lieferantenstammdaten

Im Lieferantenstamm sind wichtige Informationen über die kreditorischen Geschäftspartner eines Unternehmens hinterlegt. Dabei kann der Kreditor gegenüber dem Unternehmen verschiedene sogenannte Partnerrollen einnehmen:

  • Bestellempfänger 
  • Warenlieferant 
  • Rechnungssteller 
  • Zahlungsempfänger 

Damit Buchhaltung und Einkauf trotz des gemeinsamen Stammsatzes auf eigene Daten über Lieferanten zurückgreifen und speichern kann, ist der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:

  • Allgemeiner Bereich 
  • Bereich für den Buchungskreis und Kontierungsdaten 
  • Bereich für die Einkaufsorganisation und weitere Einkaufsdaten

Bei größeren Unternehmen mit einer heterogenen SAP-Systemlandschaft stoßt man immer wieder auf ein nicht zentralisiertes Lieferantenmanagement. Das bedeutet, dass jedes SAP-System seine eigenen Lieferantennummern verwaltet und Dubletten sowohl innerhalb eines SAP-Systems als auch über mehrere SAP-Systeme hinweg existieren. Plant ein Unternehmen eine Zentralisierung der Einkaufsfunktionen, dann stellen die nicht harmonisierten Lieferantenstammdaten durchaus eine größere Herausforderung dar.

Infosatz

Der „Infosatz“ oder Einkaufsinformationssatz stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her.

Der Infosatz kann sowohl manuell als auch automatisch über das Kennzeichen „InfoUpdate“ beim Erfassen eines Angebots, Kontrakts, Lieferplans oder einer Bestellung gepflegt werden. Dieses Kennzeichen steuert ebenfalls die Fortschreibung der Bestelldaten. Der Anwender bekommt beim Anlegen einer Bestellung die im Infosatz enthaltenen Angebots- und Bestelldaten (Konditionen, Zahlungsbedingungen) als Vorschlagwerte angezeigt. Voraussetzung ist, dass der Anwender ein SAP-Material bestellt, und nicht einen Katalogartikel. Letztere als solches haben die Preise im Katalogsystem festgeschrieben, nicht aber im EK-Infosatz.

Orderbuch

Mit Hilfe des Orderbuchs können Bezugsquellen verwaltet werden. Es unterstützt den Anwender bei der Bezugsquellenfindung, indem die bevorzugte Bezugsquelle vom System vorgeschlagen wird.

Im Orderbuch sind die erlaubten und nicht erlaubten Bezugsquellen für ein Material in einem bestimmten Werk und einem vorgegebenen Zeitraum aufgeführt. Jede Bezugsquelle wird durch einen Orderbuchsatz definiert.

Die Bezugsquelle kann für einen Zeitraum als fest, d.h. bevorzugt oder als gesperrt festgelegt werden. Alternativ kann auch das Material für die Fremdbeschaffung gesperrt werden.

Das Orderbuch kann manuell oder automatisch vom System angelegt werden.

Sie können auswählen zwischen:

  • Einzelverfahren: Es wird ein Orderbuch für ein Material angelegt. 
  • Sammelverfahren: Es wird ein Orderbuch für mehrere Materialien angelegt. 

Konditionen

Konditionen zählen ebenfalls zu den Stammdaten. Sie dienen der zentralen Preisfindung für Bestellungen und werden automatisch beim Anlegen in die Bestellung einbezogen. Unterschieden wird in:

  • Konditionen im Kontrakt 
  • Konditionen im Infosatz 
  • Erweiterte Konditionen  

Konditionen können zusätzliche Rabatte oder auch Preisaufschläge beinhalten.

Es gibt auch das Szenario, in dem Preiskonditionen einen eigenen Lieferanten zugeordnet bekommen, wie z.B. einer Spedition, welche für die Versendung der Ware zuständig ist.

Absprachen

Absprachen sind die Vereinbarung mit einem Lieferanten über einen nachträglich zu gewährendem umsatz- oder mengenabhängigem Bonus. Dabei kann die Abrechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen. Im Standard lässt sich unterscheiden in:

  • Lieferantenbonus: Umsatzabhängig 
  • Materialbonus: Mengenabhängig 

Anlieferungsadressen

Jede im SAP ausgelöste Bestellung muss eine Anlieferadresse beinhalten. Wird keine explizite Adresse eingegeben, so greift automatisch die Anlieferadresse des angegebenen Werkes, welches obligatorisch in der Bestellung ausgewiesen sein muss.

Die Anlieferadresse kann bei der elektronischen Anbindung von Lieferanten und Marktplätzen durchaus ein Problem sein, sofern die Adressdaten Online verprobt werden, im SAP aber unvollständig gepflegt wurden. Genauso kann es auch vorkommen, dass ein Lieferant nur eine Anlieferadresse pro Bestellung erlaubt, das SAP jedoch unterschiedliche Adressen in den Positionen einer Bestellung unterstützt.

Werden mehrere Anlieferungsadressen innerhalb eines Werks oder eines Lagerorts benötigt, so können diese im Rahmen der Einkaufsstammdaten erfasst werden. Zudem kann im Falle der Lohnbearbeitung die Adresse des Lohnveredlers als Anlieferadresse hinterlegt werden, falls einzelne Komponenten direkt dorthin geliefert werden sollen.

Bewegungsdaten in MM

Bestellanforderung (Banf)

Die Bestellanforderung (Banf) enthält den Bedarf an einem Katalogartikel, Material, Dienstleistung oder Freitextanforderung. Damit wird der Einkauf aufgefordert, das entsprechende Material oder die Dienstleistung in der vorgegebenen Menge zu dem vorgegebenen Termin zu beschaffen.

Eine Bestellanforderung kann manuell erstellt werden oder im Rahmen der Bedarfsplanung entstehen. Für Bestellanforderungen können eigene Freigabeverfahren festgelegt werden. Die Zuordnung einer Bezugsquelle kann automatisch erfolgen, wenn eine eindeutige Bezugsquelle im System definiert ist, wie zum Beispiel durch eine Quotierung, ein Orderbuch, ein Rahmenvertrag oder ein Infosatz. Oder sie erfolgt manuell durch den Einkäufer.

Die Banf enthält in der Regel ein Einstiegsbild, eine Positionsübersicht und Positionsdetails. Dort können unter anderem Texte, Kontierungen und Anlieferadressen gepflegt werden.

Die Freigabe von Bestellanforderungen ist ein Vorgang, bei dem die erfassten Positionen zur weiteren Verarbeitung genehmigt werden. Je nach Wert, Warengruppe, Kontierungstyp und Werk kann festgelegt werden, dass eine Banf-Position erst dann in eine Bestellung umgesetzt werden darf, wenn die Genehmigung erteilt wurde. Die Freigabe einer Banf-Position hängt von den Freigabebedingungen, der Freigabestrategie und dem Freigabekennzeichen ab. Bestellanforderungen lassen sich einzeln oder gesammelt freigeben.

Der Prozess der manuellen Umwandlung der Banf in die Bestellung durch einen Einkäufer ist ein aufwändiger manueller Prozess, welcher mit modernen Tools und Künstlicher Intelligenz immer besser automatisiert werden kann.

Reservierung

Eine Reservierung wird im SAP dazu benutzt, um den Abruf von einem Material zu planen, So gibt es Prozesse als MRP-Lauf und in der Instandhaltung, welche auf bestandsgeführtes Material zugreifen, und dieses als Beleg in Form einer Reservierung buchen. Zugleich besteht auch die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter ein Material für einen bestimmten Zweck reserviert.

Die Reservierung hat immer ein SAP-Material und die gewünschte Menge zugeordnet. Der Lagerort soll dabei bestimmen, aus welchem Lager das Material entnommen werden soll.

Anfrage

Eine Anfrage dient dazu, Angebote über Preise, Lieferzeit sowie Liefer- und Zahlungsbedingen einzuholen. Sie wird in der Regel im System erstellt und ist an einen oder mehrere Lieferanten gerichtet mit dem Ziel, bis zu einem festgelegten Termin ein Angebot zu erhalten. Zusätzlich zu den Informationen aus der Bestellanforderung enthält die Anfrage Informationen über den Lieferanten sowie Bewerbungs- und Angebotsfristen. Eine Anfrage kann für Lieferanten mit Stammsatz oder für sogenannte CpD-Lieferanten (Conto pro diverse) erfasst werden. Bei CpD-Lieferantenstammsäzten wird die Anschrift erst beim Erfassen der Anfrage gepflegt.

Die Anfrage ist wie andere Einkaufsbelege strukturiert. Der Anfragekopf enthält allgemeine Informationen, zum Beispiel die Lieferantenadresse und den Anfragekopftext. Der übrige Teil der Anfrage enthält die Material- oder Dienstleistungspositionen, für die Preisabgaben vom Lieferanten erwartet werden.

Eine Anfrage kann mit einer Vorlage angelegt werden. Dazu kann eine Bestellanforderung, eine andere Anfrage oder ein Rahmenvertrag verwendet werden.

Angebot

Beim Erfassen eines Angebots werden die Daten aus der zugehörigen Anfrage vom System übernommen. Zusätzlich müssen noch Preise und Konditionen erfasst werden. Im Preisspiegel sind die Angebote nach Preisen sortiert aufgelistet, damit sie miteinander verglichen werden können.

Interessante Angebotsdaten können langfristig in einem Infosatz gespeichert werden. Dazu muss das entsprechende Kennzeichen in der Angebotsposition gesetzt werden.

Absageschreiben können für Angebote gedruckt werden, bei denen das Kennzeichen „abgesagt“ in der Angebotsposition gesetzt wurde.

Die Anfrage und das Angebot sind im SAP ERP sehr einfache Dokumente und beinhalten nur sehr limitierte Funktionen. Da Lieferanten so gut wie nie einen Zugang zum SAP ERP Ihrer Kunden erhalten, können sie keine Angebote im SAP ERP System einstellen.

Bestellung

Definition: Eine Bestellung ist eine formale Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen.  

Wie auch bei der Banf unterscheidet man bei einer Bestellung zwischen einem Katalogartikel, Material, Dienstleistung oder Freitextanforderung. Je nach Positionsart sind die Folgeprozesse unterschiedlich.

Wird ein Material bestellt so wird auch festgelegt, ob das bereitzustellende Material in den Lagerbestand aufgenommen wird oder in den Verbrauch geht. Darüber hinaus bildet die Bestellung die Grundlage für den Wareneingang und die Rechnungsprüfung. Wird eine Dienstleistung bestellt, dann muss demzufolge eine Leistungserfassung folgen, bevor eine Rechnung gestellt werden kann.

Es lassen sich drei Formen der externen Bestellung unterscheiden:

  • Einzelbestellungen 
  • Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen 
  • Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen 

Aufgrund der höheren Prozesskosten wird die Einzelbestellung in der Regel bei Materialien und Dienstleistungen genutzt, die unregelmäßig beschafft werden. Abrufbestellungen und Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen werden vor allem für die Bestellabwicklung regelmäßig wiederkehrender Bedarfe eingesetzt.

Auch eine Bestellung kann mit oder ohne Vorlage angelegt werden. Als Erfassungshilfen stehen Banfen, Anfragen oder Vorlagebestellungen zur Verfügung. Die aktuellen Konditionen des Lieferanten für das Material werden aus dem Einkaufsinfosatz in die Bestellung übernommen, sofern ein Material bestellt wird.

Rahmenvertrag

Definition: Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. 

Ein Rahmenvertrag bezieht sich auf einen definierten Zeitraum und eine definierte Menge oder einen definierten Wert. Man unterscheidet Kontrakte und Lieferpläne.

Kontrakt

Definition: Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag mit einem Lieferanten, der durch einzelne Abrufe erfüllt wird. 

Angaben über bestimmte Liefertermine oder Liefermengen sind im Kontrakt nicht enthalten. Man unterscheidet Wertkontrakte von Mengenkontrakten. Beim Anlegen eines Wertkontrakts wird der Zielwert innerhalb der Vertragslaufzeit festgelegt. Bei einem Mengenkontrakt wird eine Zielmenge gepflegt.

Bei einem konkreten Bedarf werden mit Bezug zum Kontrakt Abrufbestellungen erzeugt. Alternativ kann mit Bezug zum Kontrakt ein Lieferplan angelegt werden, für den Lieferplaneinteilungen durch den Bedarfsplanungslauf erzeugt werden. Beim Anlegen der Abrufbestellung oder eines Lieferplans werden die Daten aus dem Kontrakt übernommen. Einzelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Abrufbestellmengen, in denen die genaue Bestellmenge und der genaue Liefertermin spezifiziert werden. Über die Abrufdokumentation können erfolgte Abrufe nachvollzogen werden.

Lieferplan

Definition: Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums zu festgelegten Konditionen beschafft werden. 

Ein Lieferplan kann ohne Bezug oder mit Bezug auf eine Rahmenvertragsanforderung, einer Anfrage oder einem anderen Lieferplan anlegen.

Über die Disposition erfolgt die automatische Generierung von Lieferplaneinteilungen. Oder die Lieferplaneinteilungen werden ohne Bezug oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt.