Banf, Bestellung & Co: Wichtigste Einkaufsdaten in SAP MM

Die Bestellanforderung (Banf) enthält den Bedarf an einem Katalogartikel, Material, Dienstleistung oder Freitextanforderung. Damit wird der Einkauf aufgefordert, das entsprechende Material oder die Dienstleistung in der vorgegebenen Menge zu dem vorgegebenen Termin zu beschaffen.

Eine Bestellanforderung kann manuell erstellt werden oder im Rahmen der Bedarfsplanung entstehen. Für Bestellanforderungen können eigene Freigabeverfahren festgelegt werden. Die Zuordnung einer Bezugsquelle kann automatisch erfolgen, wenn eine eindeutige Bezugsquelle im System definiert ist, wie zum Beispiel durch eine Quotierung, ein Orderbuch, ein Rahmenvertrag oder ein Infosatz. Oder sie erfolgt manuell durch den Einkäufer.

Die Banf enthält in der Regel ein Einstiegsbild, eine Positionsübersicht und Positionsdetails. Dort können unter anderem Texte, Kontierungen und Anlieferadressen gepflegt werden.

Die Freigabe von Bestellanforderungen ist ein Vorgang, bei dem die erfassten Positionen zur weiteren Verarbeitung genehmigt werden. Je nach Wert, Warengruppe, Kontierungstyp und Werk kann festgelegt werden, dass eine Banf-Position erst dann in eine Bestellung umgesetzt werden darf, wenn die Genehmigung erteilt wurde. Die Freigabe einer Banf-Position hängt von den Freigabebedingungen, der Freigabestrategie und dem Freigabekennzeichen ab. Bestellanforderungen lassen sich einzeln oder gesammelt freigeben.

Der Prozess der manuellen Umwandlung der Banf in die Bestellung durch einen Einkäufer ist ein aufwändiger manueller Prozess, welcher mit modernen Tools und Künstlicher Intelligenz immer besser automatisiert werden kann.

Eine Reservierung wird im SAP dazu benutzt, um den Abruf von einem Material zu planen, So gibt es Prozesse als MRP-Lauf und in der Instandhaltung, welche auf bestandsgeführtes Material zugreifen, und dieses als Beleg in Form einer Reservierung buchen. Zugleich besteht auch die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter ein Material für einen bestimmten Zweck reserviert.

Die Reservierung hat immer ein SAP-Material und die gewünschte Menge zugeordnet. Der Lagerort soll dabei bestimmen, aus welchem Lager das Material entnommen werden soll.

Eine Anfrage dient dazu, Angebote über Preise, Lieferzeit sowie Liefer- und Zahlungsbedingen einzuholen. Sie wird in der Regel im System erstellt und ist an einen oder mehrere Lieferanten gerichtet mit dem Ziel, bis zu einem festgelegten Termin ein Angebot zu erhalten. Zusätzlich zu den Informationen aus der Bestellanforderung enthält die Anfrage Informationen über den Lieferanten sowie Bewerbungs- und Angebotsfristen. Eine Anfrage kann für Lieferanten mit Stammsatz oder für sogenannte CpD-Lieferanten (Conto pro diverse) erfasst werden. Bei CpD-Lieferantenstammsäzten wird die Anschrift erst beim Erfassen der Anfrage gepflegt.

Die Anfrage ist wie andere Einkaufsbelege strukturiert. Der Anfragekopf enthält allgemeine Informationen, zum Beispiel die Lieferantenadresse und den Anfragekopftext. Der übrige Teil der Anfrage enthält die Material- oder Dienstleistungspositionen, für die Preisabgaben vom Lieferanten erwartet werden.

Eine Anfrage kann mit einer Vorlage angelegt werden. Dazu kann eine Bestellanforderung, eine andere Anfrage oder ein Rahmenvertrag verwendet werden.

Beim Erfassen eines Angebots werden die Daten aus der zugehörigen Anfrage vom System übernommen. Zusätzlich müssen noch Preise und Konditionen erfasst werden. Im Preisspiegel sind die Angebote nach Preisen sortiert aufgelistet, damit sie miteinander verglichen werden können.

Interessante Angebotsdaten können langfristig in einem Infosatz gespeichert werden. Dazu muss das entsprechende Kennzeichen in der Angebotsposition gesetzt werden.

Absageschreiben können für Angebote gedruckt werden, bei denen das Kennzeichen „abgesagt“ in der Angebotsposition gesetzt wurde.

Die Anfrage und das Angebot sind im SAP ERP sehr einfache Dokumente und beinhalten nur sehr limitierte Funktionen. Da Lieferanten so gut wie nie einen Zugang zum SAP ERP Ihrer Kunden erhalten, können sie keine Angebote im SAP ERP System einstellen.

Definition: Eine Bestellung ist eine formale Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen.  

Wie auch bei der Banf unterscheidet man bei einer Bestellung zwischen einem Katalogartikel, Material, Dienstleistung oder Freitextanforderung. Je nach Positionsart sind die Folgeprozesse unterschiedlich.

Wird ein Material bestellt so wird auch festgelegt, ob das bereitzustellende Material in den Lagerbestand aufgenommen wird oder in den Verbrauch geht. Darüber hinaus bildet die Bestellung die Grundlage für den Wareneingang und die Rechnungsprüfung. Wird eine Dienstleistung bestellt, dann muss demzufolge eine Leistungserfassung folgen, bevor eine Rechnung gestellt werden kann.

Es lassen sich drei Formen der externen Bestellung unterscheiden:

• Einzelbestellungen 
• Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen 
• Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen 

Aufgrund der höheren Prozesskosten wird die Einzelbestellung in der Regel bei Materialien und Dienstleistungen genutzt, die unregelmäßig beschafft werden. Abrufbestellungen und Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen werden vor allem für die Bestellabwicklung regelmäßig wiederkehrender Bedarfe eingesetzt.

Auch eine Bestellung kann mit oder ohne Vorlage angelegt werden. Als Erfassungshilfen stehen Banfen, Anfragen oder Vorlagebestellungen zur Verfügung. Die aktuellen Konditionen des Lieferanten für das Material werden aus dem Einkaufsinfosatz in die Bestellung übernommen, sofern ein Material bestellt wird.

Definition: Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. 

Ein Rahmenvertrag bezieht sich auf einen definierten Zeitraum und eine definierte Menge oder einen definierten Wert. Man unterscheidet Kontrakte und Lieferpläne.

Definition: Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag mit einem Lieferanten, der durch einzelne Abrufe erfüllt wird. 

Angaben über bestimmte Liefertermine oder Liefermengen sind im Kontrakt nicht enthalten. Man unterscheidet Wertkontrakte von Mengenkontrakten. Beim Anlegen eines Wertkontrakts wird der Zielwert innerhalb der Vertragslaufzeit festgelegt. Bei einem Mengenkontrakt wird eine Zielmenge gepflegt.

Bei einem konkreten Bedarf werden mit Bezug zum Kontrakt Abrufbestellungen erzeugt. Alternativ kann mit Bezug zum Kontrakt ein Lieferplan angelegt werden, für den Lieferplaneinteilungen durch den Bedarfsplanungslauf erzeugt werden. Beim Anlegen der Abrufbestellung oder eines Lieferplans werden die Daten aus dem Kontrakt übernommen. Einzelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Abrufbestellmengen, in denen die genaue Bestellmenge und der genaue Liefertermin spezifiziert werden. Über die Abrufdokumentation können erfolgte Abrufe nachvollzogen werden.

Definition: Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums zu festgelegten Konditionen beschafft werden. 

Ein Lieferplan kann ohne Bezug oder mit Bezug auf eine Rahmenvertragsanforderung, einer Anfrage oder einem anderen Lieferplan anlegen.

Über die Disposition erfolgt die automatische Generierung von Lieferplaneinteilungen. Oder die Lieferplaneinteilungen werden ohne Bezug oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt.

Der Begriff „BANF“ stammt vom Software-Konzern SAP und steht für „Bestellanforderung“.

Eine BANF ist ein unmissverständlicher Code, der in erster Linie unternehmensintern zum Einsatz kommt, um den Bedarf an Materialien, Waren oder Dienstleistungen an die Einkaufsabteilung zu melden. Diese Anforderung initiiert den Beschaffungsprozess, stellt jedoch noch keine tatsächliche Bestellung dar.

Eine typische Bestellanforderung enthält Name und Abteilung des Anforderers, Artikelname, Artikelnummer, die benötigte Menge und gegebenenfalls Preis, Lieferant und Projektnummer.

Die Bestellanforderung folgt einem in SAP definierten Workflow, der individuell an die Unternehmensspezifikationen angepasst werden kann. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass BANFen unterhalb eines bestimmten Betrags direkt an die Einkaufsabteilung weitergeleitet werden, während höhere Beträge eine Genehmigung der Geschäftsleitung erfordern.

Die besonderen Herausforderungen liegen sehr häufig in der genauen Erfassung der Bedarfsinformationen, der korrekten Zuordnung zu Kostenstellen und der Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien.

Darüber hinaus müssen Qualität und Vollständigkeit der Daten gewährleistet und die BANFen termingerecht bearbeitet werden.

Der Umgang mit diesen Herausforderungen erfordert fundierte Kenntnisse in SAP und ein tiefes Verständnis der einkaufsspezifischen Prozesse.

Eine Bestellanforderung (BANF) in SAP lässt sich sowohl direkt als auch indirekt erstellen. Bei der direkten Erstellung können Sie eine BANF mit oder ohne Stammsatz und mit oder ohne Vorlage erstellen. Ein Stammsatz dient dabei als Basis, um wiederkehrende Daten nicht erneut eingeben zu müssen, während eine Vorlage die Erstellung von Bestellanforderungen mit ähnlichen Inhalten erleichtert.

Die indirekte Erstellung einer BANF erfolgt über die Integration mit anderen SAP-Komponenten. So können beispielsweise aus der Disposition (MM-CBT), der Instandhaltung (PM), der Produktionsplanung (PP) oder dem Projektmanagement (PS) heraus Bestellanforderungen generiert werden. Hierbei werden die aus diesen Modulen stammenden Daten direkt in die BANF übernommen.

Das Freigabeverfahren ist ein in der Regel mehrstufiger Prozess, der darauf abzielt, die Sicherheit und Kontrolle über die Durchführung von Geschäftstransaktionen zu erhöhen. Es ist eine Methode, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Entscheidungen treffen und diese Entscheidungen dokumentiert werden.

Die Freigabebedingung ist der erste Schritt im Freigabeverfahren. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen eine bestimmte Aktion freigegeben wird. Dies kann auf der Grundlage einer Vielzahl von Faktoren geschehen, darunter der Wert einer Transaktion, die Art der Transaktion oder die beteiligten Abteilungen.

Die Freigabestrategie ist der Prozess, der bestimmt, wer die Freigabe erteilen kann. Sie wird auf der Grundlage von Freigabebedingungen definiert und kann mehrere Ebenen umfassen. Jede Ebene erfordert die Zustimmung von einer oder mehreren Personen, bevor die Transaktion fortgesetzt werden kann.

Der Freigabecode ist ein Kennzeichen innerhalb des Systems, das angibt, dass eine Aktion genehmigt wurde. Er wird erst dann ausgestellt, wenn alle Voraussetzungen für die Freigabe erfüllt sind.

Die Freigabevoraussetzung ist eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie erfordert, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind, bevor eine Aktion freigegeben wird. Dies kann zusätzliche Kontrollen oder Genehmigungen beinhalten.

Die Alternative Freigabe ermöglicht es, das herkömmliche Freigabeverfahren zu umgehen, wenn bestimmte Umstände dies rechtfertigen, z.B. im Falle einer Notbestellung. Dies muss jedoch sorgfältig überwacht und dokumentiert werden.

Die Freigabe ohne Klassifizierung und die Freigabe mit Klassifizierung beziehen sich auf die Art und Weise, wie Transaktionen im System kategorisiert werden. Bei der Freigabe ohne Klassifizierung wird die Freigabe auf der Grundlage der allgemeinen Merkmale der Transaktion erteilt.

Bei der Freigabe mit Klassifizierung wird die Freigabe auf der Grundlage spezifischer Merkmale der Transaktion erteilt, die im System kategorisiert und klassifiziert sind.

Die Umwandlung von BANFen in Bestellungen ist ein essenzieller Prozess im Einkauf, insbesondere wenn SAP-Systeme verwendet werden. Der Prozess zielt darauf ab, eine effiziente und effektive Einkaufspraxis zu gewährleisten, indem er die Schritte der Bestellung standardisiert und automatisiert werden

Der Prozess beginnt mit dem Erstellen einer BANF, einer Bestellanforderung, in SAP. Hierbei handelt es sich um einen formalen internen Antrag des Anforderers auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen.

Sobald die BANF erstellt ist, wird sie zur Genehmigung an den verantwortlichen Manager oder die zuständige Stelle gesendet. Nach der Genehmigung wird die BANF in eine Bestellung umgewandelt. Dieser Schritt wird oft automatisiert, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.

Die Bestellung enthält dann spezifische Informationen über den bestellten Artikel oder die Dienstleistung, einschließlich der Bestellnummer, des Lieferdatums und der Zahlungsbedingungen. Sie wird an den Lieferanten gesendet, um den Kauf abzuschließen und die Lieferung der Artikel oder Dienstleistungen zu veranlassen.

Die Umwandlung von Banfen in Bestellungen in SAP trägt zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Datenqualität bei, indem sie die Einkaufsprozesse standardisiert und automatisiert. Dies ist insbesondere für Fach- und Führungskräfte im Einkauf von Vorteil, die ihren indirekten Einkauf effizienter gestalten und dabei die Datenqualität erhöhen möchten.

Im Rahmen des Beschaffungsprozesses  gibt es eine Vielzahl von Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs), die für Fach- und Führungskräfte im Einkauf von entscheidender Bedeutung sind. Sie ermöglichen eine effektive Steuerung und Optimierung des indirekten Einkaufs und tragen zur Verbesserung der Datenqualität bei. Hier sind die vier wichtigsten Kennzahlen, die für den Beschaffungsprozess mit SAP BANFEN relevant sind:

1. Beschaffungszykluszeit: Diese Kennzahl gibt die Zeit an, die vom Anlegen einer BANF bis zur Rechnungsstellung benötigt wird. Sie hilft bei der Identifizierung von Verzögerungen und Engpässen im Beschaffungsprozess.
2. Bestellgenauigkeit: Dieser KPI misst die Übereinstimmung zwischen den in der BANF angegebenen Artikeln und den tatsächlich bestellten Artikeln. Eine hohe Bestellgenauigkeit ist ein Indikator für die Qualität der Daten und Prozesse im Beschaffungsprozess.
3. BANF-Bearbeitungszeit: Sie quantifiziert die Zeit, die benötigt wird, um eine BANF zu bearbeiten und in eine Bestellung umzuwandeln. Eine kurze BANF-Bearbeitungszeit zeigt eine hohe Effizienz im Beschaffungsprozess an.
4. Automatisierungsrate von SAP BANFen: Dies ist die Anzahl der BANFEN, die automatisch durch die Transaktion ME59 in Bestellungen umgewandelt werden. Eine hohe Automatisierungsrate kann die Effizienz im Beschaffungsprozess erheblich steigern und die BANF-Bearbeitungszeit reduzieren. Sie ermöglicht es dem Einkaufsteam, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und verbessert gleichzeitig die Datenqualität, da menschliche Fehler vermieden werden.

Zusammengefasst sind diese KPI’s unerlässlich für eine effektive und effiziente Steuerung und Optimierung des Beschaffungsprozesses mit SAP BANFen. Sie bieten wertvolle Einblicke in die Leistung und ermöglichen es, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen.

Ein sehr guter Wert für die Automatisierungsrate von SAP BANFEN liegt branchenübergreifend bei etwa 80-90%. In spezifischen Bereichen des indirekten Einkaufs können jedoch Abweichungen auftreten. Beispielsweise erreichen Unternehmen im IT häufig Werte von bis zu 90%, während im Engineering oder HR eine Automatisierungsrate von 70-80% als sehr gut angesehen wird. Es ist jedoch wichtig, diese Werte kontinuierlich zu überprüfen und den Prozess anzupassen, um eine hohe Effizienz zu gewährleisten.

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