Bestellanforderung und Bedarfsbearbeitung in SAP S/4HANA 

Bestellanforderung und Bedarfsanforderung sind beide schriftliche Anforderungen, die in der Regel an die Einkaufsabteilung eines Unternehmens übermittelt werden und den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen beinhalten. 

Die Gemeinsamkeiten zwischen ihnen sind: 

• dokumentieren den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. 
• leiten den Beschaffungsprozess ein. 

Die Unterschiede zwischen ihnen sind: 

Eine Bedarfsanforderung ist ein Prozessschritt im Rahmen der Beschaffung in Unternehmen. Sie ist Bestandteil eines einheitlichen Systems, mit dem Mitarbeitende oder automatische Bedarfsplanungssysteme den Bedarf dokumentieren und eine Bestellung durch den Einkauf initiieren. 

Eine Bestellanforderung hingegen ist eine Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Sie stellt noch keine Bestellung dar, sondern stößt einen Beschaffungsvorgang an. Auf Grund der Bestellanforderung werden vom Einkauf die entsprechenden Schritte für die spätere Bestellung eingeleitet. 

Es gibt direkte und indirekte Bestellanforderungen. Bei der direkten Bestellanforderung legt ein Mitarbeiter die Anforderung manuell im System an, während das System bei der indirekten Bestellanforderung die Anforderung automatisch auslöst.

Die Bestellanforderung (BANF) und die Bedarfsbearbeitung in SAP sind wichtige Aspekte am Anfang des Beschaffungsprozesses. Sie können jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen: 

OPTIMIERUNG DES PROZESSES 

Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt immer mit der Bedarfserkennung und der Bestellanforderung. Wenn nicht von Anfang an alles optimal läuft, kann es am Ende in der Produktion zu Problemen durch fehlendes oder falsches Material kommen. 

KOORDINATION UND ORGANISATION 

Bei der Bedarfsermittlung und dem Beschaffungsantrag kann es zu erheblichen Unterschieden zwischen herkömmlichen und automatisierten Prozessen kommen. Die Mitarbeiter müssen klären, ob Angebote für diesen Artikel vorliegen, bei welchem Lieferanten sie die Artikel bestellen können und wer diesen Artikel aufgrund seiner Berechtigungen und Position bestellen darf. 

FREIGABEVERFAHREN 

Bestellanforderungen über einem bestimmten Betrag gehen nicht direkt an den Einkauf, sondern müssen erst von der Geschäftsleitung abgesegnet werden. Dies kann den Prozess verlangsamen und zu Verzögerungen führen. 

Diese Herausforderungen können durch die Automatisierung des Prozesses und die Verwendung der richtigen Tools – wie beispielsweise MyCart – überwunden werden.

Die Bestellposition besteht aus Kopfdaten, eine Übersicht über die Positionen („Positionsübersicht“) und einer oder mehreren Positionen. Eine Position ist jeweils einer der folgenden Beschaffungsarten zugeordnet: 

• Normal  
• Lohnbearbeitung 
• Konsignation 
• Umlagerung 
• Dienstleistung 

Die Position enthält unter anderem die Menge, die Einheit und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge und die Einheit der zu erbringenden Dienstleistung. Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Die Position der Beschaffungsart Dienstleistung kann ein Leistungsverzeichnis oder alternativ Limits enthalten. Das Leistungsverzeichnis kann in mehreren Gliederungsstufen aufgeteilt sein. Die Leistungszeilen legen die bestellte Menge, die Einheit und den Termin fest. Für Leistungspositionen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann sich das Wertlimit auf den bestimmten Kontrakt beziehen. Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte wie zum Beispiel Kostenstellen und PSP-Elemente verteilt werden. Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erledigt werden. Sie ist ein interner Beleg, der keinerlei Verwendung außerhalb des Unternehmens findet. 

Auf einem zentralen Bild lassen sich Kopfdaten, Daten aus der Positionsübersicht und Details zu den Positionen pflegen. Die drei Bildbereiche lassen sich auf- und zuklappen und in ihrer Darstellungsgröße variieren. Dafür entfällt das „Springen“ zwischen verschiedenen Bildern und die Bearbeitung eines Einstiegsbildes. Auf demselben Bild lässt sich zwischen „Anlegen“, „Ändern“ und „Anzeigen“ wechseln, sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen. 

Für die Bedarfsbearbeitung stehen unter anderem folgende Apps zur Verfügung: