Ein wichtiger Schwerpunkt vieler Einkaufsorganisationen ist derzeit der Fokus auf stärker strategisch ausgerichtete Themen und gleichzeitig die stärkere Automatisierung der Erzeugung von Bestellungen. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Bestellanforderungen sind intuitive Designs, intelligente Workflows und hochwertige Kataloginhalte für reibungslose Auftragsabwicklung.
Was sind Bestellanforderungen?
Eine Bestellanforderung (Abkürzung: „BANF“) ist die Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
Was bedeutet Bedarfsbearbeitung?
Der Begriff „Bedarfsbearbeitung“ oder auch „Requirements Processing“ bezieht sich auf die Aktivität des Einkäufers, die verschiedenen Bedarfe anzupassen und den Bezugsquellen zuzuordnen.
Die grundsätzliche Struktur der Bestellanforderung
Die Bestellposition besteht aus Kopfdaten, eine Übersicht über die Positionen („Positionsübersicht“) und einer oder mehreren Positionen. Eine Position ist jeweils einer der folgenden Beschaffungsarten zugeordnet:
- Normal
- Lohnbearbeitung
- Konsignation
- Umlagerung
- Dienstleistung
Die Position enthält unter anderem die Menge, die Einheit und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge und die Einheit der zu erbringenden Dienstleistung. Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Die Position der Beschaffungsart Dienstleistung kann ein Leistungsverzeichnis oder alternativ Limits enthalten. Das Leistungsverzeichnis kann in mehreren Gliederungsstufen gegliedert sein. Die Leistungszeilen legen die bestellte Menge, die Einheit und den Termin fest. Für Leistungspositionen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann sich das Wertlimit auf den bestimmten Kontrakt beziehen. Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte wie zum Beispiel Kostenstellen und PSP-Elemente verteilt werden. Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erledigt werden. Sie ist ein interner Beleg, der keinerlei Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.
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Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigen
Auf einem zentralen Bild lassen sich Kopfdaten, Daten aus der Positionsübersicht und Details zu den Positionen pflegen. Die drei Bildbereiche lassen sich auf- und zuklappen und in Ihrer Darstellungsgröße variieren. Dafür entfällt das „Springen“ zwischen verschiedenen Bildern und die Bearbeitung eines Einstiegsbildes. Auf demselben Bild lässt sich zwischen „Anlegen“, „Ändern“ und „Anzeigen“ wechseln, sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen.
Der grundsätzliche Ablauf der Bedarfsbearbeitung
Sobald die Bestellanforderung (Banf) angelegt bzw. erzeugt wird, kann sie abhängig von den Workflow Einstellungen des Systems direkt in eine Bestellung umgewandelt werden. Handelt es sich dagegen um eine Freitext Banf, so landet sie im Arbeitsvorrat des Einkäufers für Anfragen. Katalogpositionen werden direkt vom Einkäufer oder automatisch per Batch in Bestellungen umgewandelt.
Apps für die Bedarfsbearbeitung in S/4HANA
Für die Bedarfsbearbeitung stehen unter anderem folgende Apps zur Verfügung:
| Fiori App | Beschreibung | Nutzen | weitere Informationen |
|---|---|---|---|
| Bestellanforderung anlegen - Erweitert | Bestellanforderungen anlegen, anzeigen und pflegen | Verfügbarkeit der Positionen gewährleisten (zur gewünschten Menge am gewünschten Ort) | Weiterlesen |
| Bestellanforderung anlegen - Professionell | Bestellanforderungen anlegen, anzeigen und pflegen | Verfügbarkeit der Positionen gewährleisten (zur gewünschten Menge am gewünschten Ort) | Weiterlesen |
| Massenänderungen an Bestellanforderungen | Felder mehrerer Bestellanforderungen gleichzeitig ändern | Zeit sparen bei den Änderungen | Weiterlesen |
| Massenänderungen überwachen - Bestellanforderungen | Jobs überwachen, die mit der App „Massenänderungen an Bestellanforderungen“ angelegt und eingeplant wurden | Transparenz schaffen | Weiterlesen |
| Bestellanforderung | Daten zur Bestellanforderung im Überblick anzeigen lassen | Transparenz schaffen | Weiterlesen |
| Bestellanforderungs-position | Daten zur Bestellanforderungsposition im Überblick anzeigen lassen | Transparenz schaffen | Weiterlesen |
| Bestellanforderungs-positionen nach Kontierung | Bestellanforderungspositionen nach Kontierung anzeigen lassen | Transparenz schaffen | Weiterlesen |
| Bestellanforderungs-positionen überwachen | Anzeigen und navigieren in Bestellanforderungspositionen | Transparenz schaffen und Zeit sparen | Weiterlesen |
| Wareneingang bestätigen | Auswahl der relevanten Bestellanforderungspositionen für den Wareneingang | Transparenz schaffen | Weiterlesen |
| Übertragung von Bestellanforderungen für die intelligente Genehmigung einplanen | Einplanen von Jobs zur Übertragung von Genehmigungsdaten zu Bestellanforderungen von SAP S/4HANA zur SAP Cloud Platform | Zeit sparen | Weiterlesen |
| Bestellanforderung bearbeiten und genehmigen | Genehmiger können bestimmte Daten vor der Genehmigung bearbeiten | Zeit sparen, Compliance sicherstellen | Weiterlesen |
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Automatisch Bestellungen aus Bestellanforderungen anlegen
Spannend für den Einkauf dürfte die Möglichkeit sein, Bestellungen automatisch aus Bestellanforderungen anzulegen.
Nach der Auswahl verschiedener Kriterien (z.B. „per Einkäufergruppe“ und „per Rahmenvertrag“) kann der Einkäufer den Job starten, um Bestellungen aus den Bestellanforderungen mit den gewählten Kriterien anzulegen.
Vorteile der Bedarfsbearbeitung in S/4HANA gegenüber ERP
Gegenüber der Abwicklung mit dem SAP ERP weist die Bedarfsbearbeitung in S/4HANA folgende Vorteile auf:
- Dynamische Suche und Filter
- Automatische Vorschläge bei der Suche
- Möglichkeit, Suchkriterien innerhalb des gleichen Bildschirms zu ändern
- Automatische Vorschläge von Infosätzen und Rahmenverträgen
- Direktes Anlegen von Bestellungen
Genehmigende werden im SAP Fiori Launchpad über neue Workitems benachrichtigt. Falls erforderlich, können lässt sich einstellen, dass den Genehmigenden darüber hinaus E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden. Anforderer können ebenfalls per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ihre Bestellanforderung genehmigt oder abgelehnt wurden.
Automatisch Bestellungen aus Bestellanforderungen anlegen
Standardmäßig ist das System so konfiguriert, dass automatisch alle Bestellanforderungen automatisch freigegeben werden. Wenn dies nicht erwünscht ist, so ist der flexible Workflow für Bestellanforderungen zu konfigurieren.
Der flexible Workflow ist eine übergreifende Funktion, mit der auf festgelegte Bedingungen basierende Workflows eingerichtet werden können. Hierbei können Prozesse mit einstufiger oder mehrstufiger Genehmigung von Bestellanforderungen definiert werden. Genehmigende können Ihre sogenannten „Workitems“ in der App „Meine Inbox“ genehmigen oder ablehnen. Hierbei stehen zwei Optionen zur Verfügung:
Gesamtfreigabe:
Die gesamte Bestellanforderung wird genehmigt. Diese Art der Genehmigung wird auch als „Genehmigung auf Kopfebene“ bezeichnet.
Freigabe von Bestellanforderungspositionen:
Die Positionen einer Bestellanforderung werden einzeln genehmigt („Genehmigung auf Positionsebene“).
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