Beschaffungsprozess mit SAP MM

Wie oben schon bereits vorweggenommen, ist hier die mangelnde Integration von Lieferanten zu nennen. Der Grund ist die Sicherheit, denn es möchte kaum ein Unternehmen seine Firewall öffnen und so neben den gewünschten Lieferanten auch möglichen kriminellen Zugang auf das vorhandene ERP System mit sensiblen Daten gewähren.

Die Lösung kann eine Hybride Cloud sein, welche das vorhandene ERP mit einer im Internet verfügbaren Plattform koppelt, wie zum Beispiel Guided Buying.

Das SAP Modul MM (Material Management) deckt neben dem Einkauf eine Vielfalt weiterer integrierter Aufgaben und Prozesse der Materialwirtschaft ab. Diese umfassen unter anderem die Bereiche Materialdisposition, Bestandsführung, Lagerverwaltung, Logistik-Rechnungsprüfung und Stammdaten-Management.

Die Materialdisposition ist ein essentielles Element, um die Warenbeschaffung und -verteilung im Unternehmen zu optimieren. Dies umfasst die Überwachung und Planung von Lagerbeständen sowie die Planung von Bedarfen und Fertigungsaufträgen. Durch eine genaue Materialdisposition können Engpässe vermieden und die Wirtschaftlichkeit gesteigert werden.

Die Bestandsführung, als ein weiterer wichtiger Punkt, dient der transparenten und effizienten Verwaltung von Warenbeständen. Sie ermöglicht eine optimale Kontrolle und Planung von Materialflüssen und unterstützt dabei, die Verfügbarkeit von Materialien sicherzustellen und Lagerkosten zu senken.

Die Lagerverwaltung ist eng mit der Bestandsführung verknüpft und befasst sich mit der Organisation und Kontrolle von Lagerprozessen. Sie umfasst die Ein- und Auslagerung von Waren, die Verwaltung von Lagerplätzen sowie die Durchführung von Inventuren.

Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein weiterer Prozess, der durch das SAP MM Modul abgedeckt wird. Sie dient der Überprüfung und Freigabe von Rechnungen und ermöglicht eine genaue Kontrolle und Nachverfolgung von Zahlungsströmen.

Schließlich ist das Stammdaten-Management eine zentrale Komponente, die eine einheitliche und konsistente Datengrundlage für alle Prozesse bietet. Es umfasst die Pflege und Verwaltung von Materialstammdaten, Lieferantenstammdaten und Einkaufsinfosätzen, die für die Durchführung von Einkaufsprozessen benötigt werden.

Zusammenfassend bietet das SAP MM Modul somit eine umfassende Lösung für die gesamte Materialwirtschaft. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Ausgehend von einem konkreten Bedarf, der sich aufgrund einer manuellen Anforderung aus dem Fachbereich oder im Rahmen der Disposition ergibt, oder aus anderen Modulen wie der Instandhaltung (Modul PM), wird eine Banf (Bestellanforderung) erstellt.

Mit der Bestellanforderung wird der Einkauf vom Fachbereich aufgefordert, Materialien und/ oder Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem vorgegebenen Termin zu beschaffen. Eine Bestellanforderung kann manuell angelegt werden oder sie entsteht im Rahmen der Bedarfsplanung im Zusammenspiel mit anderen Modulen, wie der Instandhaltung (PM). Für Bestellanforderungen können je nach Organisationsstruktur auch mehrstufige Freigabeverfahren definiert werden.

Die Freigabe von Bestellanforderungen ist dieentspricht der Genehmigung der Anforderung des Fachbereichs zur Beauftragung des Einkaufs. Je nach Wert, Warengruppe, Kontierungstyp und Werk kann festgelegt werden, dass eine Banf-Position erst dann in eine Bestellung umgesetzt werden kann, wenn ein bestimmtes Freigabeverfahren durchlaufen ist. Dann wäre die Genehmigung erteilt. Die Freigabe einer Bestellanforderungsposition hängt von folgenden Positionen ab:

• Freigabestrategie:
  Die Freigabestrategie legt fest, welche Personen in welcher Reihenfolge eine Bestellanforderung freigeben müssen.
• Freigabebedingungen:
  In den Freigabebindungen ist angegeben, welche Freigabestrategie zum Beispiel in Abhängigkeit von Wert und/ oder Warengruppe einer Bestellanforderung zuzuordnen ist.
• Freigabekennzeichen:
  Anhand des Freigabekennzeichen ist ersichtlich, ob eine Position bestellt werden kann, je nachdem ob sie komplett freigeben wurde oder ob noch weitere Freigaben erforderlich sind.
• Freigabeverfahren:
  Bestellanforderungen können einzeln freigegeben werden oder mit Hilfe der sogenannten Sammelfreigabe. Dabei werden alle Bestellanforderungen, die einem bestimmten Kriterium genügen, gleichzeitig freigegeben. Zusätzlich kann mithilfe des Klassensystems von SAP ERP ein Freigabeverfahren definiert werden. Damit lassen sich die Kriterien für Banfen, die einer Freigabe unterliegen sollen, flexibler angeben als bei dem herkömmlichen Freigabeverfahren ohne Klassifizierung.

Eine Banf wird im Einkauf entweder direkt in eine Bestellung umgesetzt oder es wird zunächst eine Anfrage an mögliche Lieferanten erstellt.

Anfragen werden eingesetzt, um Angebote über Preise, Lieferzeiten, Liefer- und Zahlungsbedingungen einzuholen. Sie werden in der Regel im System erstellt und an mehrere Bieter gerichtet mit der Bitte, bis zu dem angegebenen Termin ein Angebot zu erhalten. Eine Anfrage kann für Bieter mit Lieferantenstammsatz oder für CpD-Kreditoren (Conto pro diverse) erfasst werden. Bei letzteren Stammsätzen werden die Anschrift-Daten erst beim Erfassen der Anfrage gepflegt. Anfragen lassen sich mit Vorlage einer anderen Anfrage, einer Bestellanforderung oder eines Rahmenvertrags erstellen.

In den Anfragen werden die eingehenden Angebote von Mitarbeitern mit SAP Zugang erfasst. Das entspricht allerdings nicht dem gewünschten Standard, denn die Angebote können nicht von den Lieferanten im SAP des einkaufenden Unternehmens erfasst werden.

Eine automatisierte Lösung kann hier eine Hybride Cloud Lösung bieten, mit der Lieferanten Ihre Angebote online erfassen, welche wiederum automatisch nach Freigabe an das SAP übergeben werden. Siehe Simple Sourcing

Um das beste Angebot mit Hilfe des Systems zu ermitteln, kann ein Angebotsvergleich mit Hilfe des Preisspiegels durchgeführt werden.  Ergänzende Informationen lassen sich durch einen Lieferantenvergleich abrufen. Falls gewünscht, können die Preis- und Kosteninformationen der interessantesten Angebote in Einkaufsinfosätze gespeichert werden. Den unterlegenen Bietern kann per System abgesagt werden. Die Übernahme in Einkaufsinfosätze und die Absagen werden über Kennzeichen in den Anfragepositionen gesteuert.

Nach dem Erfassen der Angebote zu dieser Anfrage kann dann beim ausgewählten Lieferanten bestellt werden.

Die Bestellung ist eine vertragliche Vereinbarung mit dem Lieferanten zur Lieferung oder Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen.

Bei Dienstleistungen werden SAP-Leistungserfassungsblätter für die Bestätigung der Leistung genutzt. Eine Warenlieferung wird in Form eines Wareneingangs mit Bezug zur Bestellung erfasst. Dabei wird entweder der in der Bestellung angegebene Kostenträger (Kostenstelle, Auftrag oder Projekt) für den Direktverbrauch belastet oder dem Lagerbestand zugebucht.

Beim Eingang der Lieferantenrechnung kann diese mit Bezug zum Wareneingang oder der Bestellung im System erfasst werden. Mögliche Differenzen werden angezeigt.

Die Beschaffung bei einem anderen Werk in Form einer internen Beschaffung (Umlagerungsbestellung) ist in folgender Abbildung dargestellt.

Neben der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnungsprüfung im bestellenden Werk können im liefernden Werk mit der Komponente Vertrieb (SD) die Lieferung und die Faktura erzeugt werden.

Die Optimierung von Beschaffungsprozessen mit SAP MM erfordert die Verwendung von spezifischen Kennzahlen und Key Performance Indikatoren (KPIs). Hier sind zehn typische KPIs, die Unternehmen im Einkauf einsetzen können:

1. Bestellvolumen: Diese Kennzahl gibt Aufschluss über die Anzahl und das Volumen der Bestellungen, die in einem bestimmten Zeitraum getätigt wurden.
2. Lieferantenbewertung: Mit dieser Kennzahl können Sie die Performance Ihrer Lieferanten hinsichtlich Qualität, Liefertreue und Service bewerten.
3. Bestellgenauigkeit: Dieser KPI misst die Übereinstimmung zwischen der bestellten und der tatsächlich gelieferten Menge.
4. Lieferpünktlichkeit: Hier wird gemessen, wie zuverlässig die Lieferanten ihre Waren termingerecht liefern.
5. Lieferflexibilität: Diese Kennzahl bewertet die Fähigkeit des Lieferanten, auf kurzfristige Änderungen im Bestellvolumen oder in den Lieferzeiten zu reagieren.
6. Durchlaufzeit der Bestellung: Dieser KPI misst die Zeit vom Bestelleingang bis zur Lieferung der Ware.
7. Fehlerrate in der Bestellabwicklung: Sie gibt den Prozentsatz der fehlerhaften Bestellungen im Verhältnis zur Gesamtzahl der Bestellungen an.
8. Lagerumschlagshäufigkeit: Diese Kennzahl gibt an, wie oft das Lager im Laufe eines Jahres komplett ausgetauscht wird.
9. Bestandsgenauigkeit: Sie misst die Übereinstimmung zwischen den physischen Beständen und den Bestandsdaten im System.
10. Automatisierungsrate von Bestellungen: Dieser KPI gibt den Prozentsatz der automatisch generierten Bestellungen an. Eine hohe Automatisierungsrate kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Ressourcen zu sparen. Jedoch sollte stets auf eine angemessene Qualitätssicherung und Kontrolle geachtet werden.

Die Verwendung dieser KPIs kann Ihnen dabei helfen, Ihre SAP-Beschaffungsprozesse effizient zu messen und zu optimieren.

Mit BeNeering als Unterstützung können Sie Ihre Beschaffungsprozesse effizient gestalten und die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern.

Die BeNeering Cloud bietet eine auf Konzerngesellschaften und den Mittelstand ausgerichtete Einkaufslösung. Der Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Transparenz, was Ihnen ermöglicht, Ihre Einkaufsprozesse effizient und transparent zu gestalten. Dies erleichtert nicht nur die Bedienung für Ihre Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch eine bessere Kontrolle und Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses.

Ein weiterer Vorteil ist die Integration von Guided Buying. Durch die intelligente Suche werden Ihre Mitarbeiter durch den gesamten Einkaufsprozess geführt. Ob es sich dabei um einen Bedarf über Kataloge, Marktplätze, Formulare, Preisanfragen oder Angebote handelt, der Prozess bleibt simpel und compliant. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern stellt auch sicher, dass alle Prozesse den geltenden Vorschriften entsprechen.

Die BeNeering Cloud ist auf Basis von neuen Technologie-Standards entwickelt und bedient vorhandene ERP Systeme in Echtzeit. Dies bedeutet für Sie eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und eine Echtzeit-Verbindung zu Ihren ERP-Systemen, was Ihnen eine schnelle und effiziente Abwicklung Ihrer Beschaffungsprozesse ermöglicht.

Mit dem Modul Simple Sourcing können Sie Preisanfragen im Guided Buying einbetten und über die Cloud an Lieferanten kommunizieren. Dies fördert eine hohe Effizienz durch die intuitive Zusammenarbeit zwischen Anforderern, Einkäufern und Lieferanten. Angebote können per Klick bestellt werden, was den Bestellprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt.

An den jährlichen BME eLösungstagen haben Sie zudem die Möglichkeit, sich direkt mit den Experten von BeNeering auszutauschen und sich über die neuesten Entwicklungen und Trends zu informieren. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Beschaffungsprozesse kontinuierlich zu optimieren und Ihren Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Insgesamt bietet Ihnen BeNeering eine umfassende Lösung zur Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse. Durch die Kombination von Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Transparenz, kombiniert mit modernen Technologien und einem hohen Maß an Compliance, können Sie Ihre Beschaffungsprozesse erheblich verbessern und so die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen BeNeering bietet, und machen Sie den nächsten Schritt in Richtung eines effizienten und erfolgreichen Beschaffungsmanagements.